Kısmi teklif verilmesi” başlıklı 20’nci maddesinde “ 20.1. Bu ihalede kısmi teklif verilebilir.
20.2. Bu ihaledeki kısım sayısı 5 dir. İhale kısımlarına ilişkin koşullar altta düzenlenmiştir;
Her bir kısım için ayrı ayrı teklif verilebilecek olup ancak teklif verilecek olan kısmın kalemlerinin tamamı için teklif verilecektir. Her Kısmın teknik şartnamesi ayrı ayrı yüklenmiş olup, hangi kısma teklif verilecek ise o kısmın teknik şartnamesi göz önünde bulundurulması gerekmektedir. Her bir kısım için ayrı ayrı sözleşme imzalanacak olup her kısım içn ayrı ayrı kesin teminat istenecektir. ” düzenlemesi,
“Tekliflerin sunulma şekli” başlıklı 22’nci maddesinde “ 22.1. e-teklifler istekliler tarafından EKAP üzerinden, yalnızca teklif mektubu ve ekleri doldurularak hazırlandıktan sonra e-imza ile imzalanarak ihale tarih ve saatine kadar gönderilir. Ortak girişimlerde e-teklifin ortakların tamamı tarafından e-imza ile imzalanması zorunludur. Teklife ilişkin e-anahtar, e-teklif ile birlikte ihale tarih ve saatine kadar EKAP üzerinden gönderilir.
22.2. Yeterlik bilgileri tablosunda ihaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlar, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar standart formunda ise açıklama istenen teknik özellikler için ayrı satırlar açılmış olup, istekliye ait hangi belgeler esas alınarak ihaleye katılım sağlanmış ise o belgelere ilişkin tarih, sayı, yevmiye numarası gibi bilgiler ile istenen kriterlere ve açıklamalara ilişkin belgelerde yer alan gerekli bilgiler eksiksiz olarak açık ve anlaşılır bir şekilde belirtilmek suretiyle ekli standart formalara uygun şekilde doldurulacaktır. Yabancı istekli tarafından ihaleye teklif verilmesi halinde, bu şartnamede istenilen belgelere veya isteklinin kendi ülkesindeki mevzuat uyarınca düzenlenmiş olan dengi belgelere ilişkin bilgilerin beyan edilmesi gerekir.
22.3. Kısmi teklife açık ihalelerde teklif mektubu eklerinin her bir kısım için, ortak girişimlerin katıldığı ihalelerde ise yeterlik bilgileri tablosunun her bir ortak tarafından ayrı ayrı doldurulması gerekmektedir.
22.4. Teklifin ve buna ilişkin e-anahtarın EKAP’a alınma zamanı 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve ilgili ikincil mevzuatta düzenlenen zaman damgası ile kayıt altına alınır. Bu zamanın tespitinde atom saati kullanılır.
22.5. İhale sürecinde idareler ve/veya kayıtlı gerçek ve tüzel kişilerce, teknik sorunlar nedeniyle EKAP üzerinde işlem yapılamaması halinde, ihale sürecine ilişkin işlemlerin mevzuata uygun şekilde sürdürülebilmesi ve hak kayıplarının önlenmesi amacına yönelik olarak alternatif sistemleri ve uygulamaları devreye almaya, gerekli hallerde bu ve ilgili işlemleri durdurmaya, ertelemeye, yenilemeye veyahut iptal etmeye yönelik tedbirleri almaya Kurum yetkilidir. Bu durumda EKAP üzerinden gerekli bildirimler yapılır. … ” düzenlemesi,
“Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 30’uncu maddesinde “ 30.1. Teklifler, bu Şartnamede belirtilen ihale saatine kadar EKAP üzerinden verilecektir.
30.2. e-teklifler, ihale tarih ve saatinde hazır bulunanlar önünde, ihale komisyonu tarafından e-anahtarlar kullanılmak suretiyle EKAP üzerinde açılır. e-anahtarın bozuk olması veya e-teklifin virüs içermesi gibi nedenlerle açılamayan e-teklifler tespit edilerek açılamama gerekçeleri belirtilmek suretiyle, EKAP üzerinden “Açılamayan e-tekliflere İlişkin İhale Komisyonu Tutanağı” düzenlenir. İhale komisyonunca ihale saatine kadar kaç teklif verilmiş olduğu EKAP üzerinde ve hazır bulunanlara duyurulur. İsteklilerin teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Kanunun 21 inci maddesine göre pazarlık usulü ile yapılan ihaleler ile fiyat veya fiyat ile birlikte fiyat dışı unsurlar üzerinden elektronik eksiltme yapılması öngörülen ihaleler dışındaki ihalelerde; istekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet açıklanarak, EKAP üzerinden “İsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlara İlişkin Tutanak” hazırlanır. Hazırlanan bu tutanaklar durum izleme ekranında ihaleye katılan istekliler tarafından görülebilir ve EKAP üzerinde kayda alınır. Bu tutanakların çıktısı ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanır ve talep etmeleri halinde hazır bulunan isteklilere birer örneği verilir. Bu aşamada hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilemez. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere ilk oturum kapatılır. ” düzenlemesi yer almaktadır.
Başvuruya konu ihaleye ilişkin olarak düzenlenen “E-Teklif Açma ve Belge Kontrol Tutanağı”nda ihale tarih ve saatinin “ 13.12.2022,saat 10:00 ” olarak, tekliflerin açıldığı tarih ve saatin “ 13.12.2022, saat 10:00 ” olarak, tutanağın düzenlendiği tarih ve saatin ise “ 14.12.2022,saat 10:46 ” olarak belirtildiği görülmüştür.
Anılan iddia idarece “ … 2022/1205328 ihale kayıt numaralı mamul yemek hizmeti alımı ihalesi 13.12.2022 salı günü saat 10:00 da İl Müdürlüğümüzde yapılmıştır. Elektronik ihale sistemindeki yoğunluk nedeni ile teklif edilen bedeller aynı gün açıklanamamıştır. Bu durum ihalenin iptaline bir sebep değildir. … ” ifadelerine yer verilerek uygun görülmemiştir.
İddianın sağlıklı bir şekilde sonuçlandırılmasını teminen 20.01.2023 tarih ve 30194 sayılı yazı ile Kurum Elektronik İhale Dairesi Başkanlığından bilgi/belge talep edilmiş, söz konusu talebe 24.01.2023 tarih ve 30680 sayılı yazı ile cevap verilmiştir. Cevabi yazıda başvuruya konu ihalenin birinci oturum işlemlerinin ihale tarihinden bir sonraki gün tamamlandığı, yine durum izleme ekranından isteklilere erişimin ihale tarihinden bir sonraki gün açıldığı, ihale tarihi ile birinci oturumun tamamlandığı tarihlerde EKAP ile Takasbank arasındaki geçici teminatlarla ilgili entegrasyonun stabil bir şekilde çalışmadığı, geçici teminat sorgulamalarında zaman zaman hataların alındığı ve sorgulama sonuçlarının EKAP’a yansımadığı, idare tarafından da belirtilen tarihlerde EKAP’ta geçici teminat işlemleri sayfasında Takasbank entegrasyonu vasıtasıyla 241 kere geçici teminat sorgulaması yapıldığı ve bu sorguların 61 tanesinde hata alındığı ifadelerine yer verilmiştir.
Yukarıda yer verilen ihale dokümanı düzenlemeleri ile mevzuat hükümlerinden, başvuruya konu ihalede olduğu gibi elektronik ortamda gerçekleştirilen ihalelerde, e-tekliflerin, aynı günün mesai saatleri içerisinde istekliler ve hazır bulunanlar önünde ihale komisyonu tarafından EKAP üzerinde açılacağı, isteklilerin teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığının kontrol edileceği, istekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet açıklanarak, EKAP üzerinden “İsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlara İlişkin Tutanak”ın hazırlanacağı, hazırlanan bu tutanağın durum izleme ekranında ihaleye katılan istekliler tarafından görülebileceği ve EKAP üzerinde kayda alınacağı, bu tutanakların çıktısının ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanacağı ve talep etmeleri halinde hazır bulunan isteklilere birer örneğinin verileceği, bu aşamada hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilemeyeceği, tekliflerin ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere ilk oturumun kapatılması gerektiği anlaşılmakla birlikte, idare tarafından ihalenin ilk oturumunun ihale tarihinde tamamlanamadığı ve tekliflerin ihale tarihinde açıklanamadığı, Kurum Elektronik İhale Dairesi Başkanlığı’nın cevabi yazısında başvuruya konu ihalenin ihale tarihi ile birinci oturumun tamamlandığı tarihlerde EKAP ile Takasbank arasındaki geçici teminatlarla ilgili entegrasyonun stabil bir şekilde çalışmadığı, geçici teminat sorgulamalarında zaman zaman hataların alındığı ve sorgulama sonuçlarının EKAP’a yansımadığı, idare tarafından da belirtilen tarihlerde EKAP’ta geçici teminat işlemleri sayfasında Takasbank entegrasyonu vasıtasıyla 241 kere geçici teminat sorgulaması yapıldığı ve bu sorguların 61 tanesinde hata alındığı, isteklilerin geçici teminatlarına ilişkin sorgulamalar tamamlanmadan ihalelerin ilk oturumunun kapatılamayacağı, idare tarafından şikayete cevap yazısında ifade edilen sistemsel yoğunluğun EKAP tarafından verilen cevabi yazı ile teyit edildiği, bütün bu hususlar bir arada değerlendirildiğinde başvuru sahibi isteklinin anılan iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.