ELEKTRONİK İHALE ZORUNLULUĞU VE DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR
Bilindiği üzere 18/05/2022 tarihli ve 31839 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik ile, ilanı/duyurusu 03/10/2022 tarihi veya sonrasında yapılan tüm açık ihaleler ile 4734 sayılı Kanunun 21 inci maddesinin (b), (c) ve (f) bentleri gereğince pazarlık usulü ile gerçekleştirilen ihalelerin, elektronik ihale (e-ihale) yöntemi ile yapılmasının zorunlu olacağı hükme bağlanmıştır.
İhalelere katılım maliyetlerinin azaltılarak, daha etkin, hızlı ve verimli bir ihale sisteminin oluşturulması amacıyla getirilen tekliflerin elektronik ortamda alındığı beyan usulü (e-ihale) ihalelerde;
1- İhalede istenen tüm bilgi ve belgeler, yeterlik bilgileri tablosu aracılığıyla Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) üzerinden otomatik olarak hazırlanabildiğinden, istekliler, teklif hazırlama ve sunma işlemlerini EKAP üzerinden yapabilmektedir.
2- İhale komisyon üyeleri kişisel EKAP şifreleri ile gerekli işlemleri ve incelemeleri (yasaklılık teyit dahil) çevrimiçi olarak gerçekleştirebildiğinden, komisyonların fiziksel olarak toplanmasına gerek bulunmamaktadır.
3- İhalenin ilk oturumuna ilişkin tüm tutanaklara EKAP üzerinden erişim sağlanabildiğinden, isteklilerin ilk oturuma katılmak için idareye gitmelerine gerek bulunmamakta ve bu sayede klasik ihalelerden farklı olarak firmaların ihale öncesi birbirleriyle anlaşma yoluna gitmeleri veya ihaleye katılımlarının engellemesi zorlaşmakta ve buna paralel olarak rekabet ortamı artmaktadır.
4- İhalede istenen tüm bilgi ve belgeler, teklif mektubu eki olan yeterlik bilgileri tablosu ve varsa iş ortaklığı/konsorsiyum beyannamesi ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar aracılığıyla Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) üzerinden otomatik olarak gönderilebildiğinden, istekliler açısından ihaleye katılım için yapılması gereken belge temin masrafları azalmakta, bu sayede ihaleye katılım kolaylaştırılarak rekabet arttırılmaktadır.
5- Tekliflerin hazırlanması, alınması, açılması gibi ihale süreci içerisinde yer alan iş ve işlemler EKAP üzerinden gerçekleştirildiğinden, tekliflerin “kapalı zarf” içerisinde sunulması işlemi ortadan kalkmakta ve bu sayede isteklilerin teklif zarflarının uygun olmaması gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılması işlemleri veya teklif zarfı uygun olmadığı için değerlendirme dışı bırakılan isteklinin itirazen şikayet başvurusunda bulunarak Kurul aracılığıyla ihaleyi iptal ettirmesi gibi işlemler (İlgili mevzuat gereği ihaleye katılan bütün isteklilerin teklif zarflarının ihalenin ilk oturumunda açılması gerektiğinden ihalenin ilk oturumunda uygun olmadığı için iade edilen teklif zarfının ihalenin sonraki aşamalarında re’sen veya Kurul kararıyla uygun olduğu tespit edilmiş olsa dahi istekliye ait teklif zarfı ihalenin ilk oturumunda diğer isteklilerin teklif zarfları ile birlikte açılmadığından ihale doğrudan iptal edilmektedir.) bütünüyle sona ermekte ve buna paralel olarak ihtiyacın uygun şartlarda ve zamanında karşılanması ve kaynakların verimli kullanılması sağlanmaktadır.
6- Teklif mektubu eki olan birim fiyat teklif cetveli EKAP üzerinden oluşturulduğundan ve birim fiyat teklif cetvelinde yer alan toplam tutar EKAP üzerinden otomatik olarak rakam ve yazı ile yazılmış şekilde teklif mektubuna aktarıldığından;
– Anılan cetvelde yer alan iş/mal kalemlerinin çarpımından veya bu iş/mal kalemlerinin toplamından kaynaklı aritmetik hatalar,
– Teklif mektubunda teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılmamasından veya teklif edilen bedelin rakam ile yazılıp yazı ile yazılmamasından kaynaklı hatalar ortadan kalkmakta ve bu sayede ihalelerde geçerli teklif sayısı arttırılarak kaynakların verimli kullanılması sağlanmaktadır.
7- E-teklifler istekliler tarafından, yalnızca teklif mektubu (işin niteliğine göre birim fiyat teklif mektubu, götürü bedel/anahtar teslimi götürü bedel teklif mektubu veya karma teklif mektubu) ve ekleri (birim fiyat teklif cetveli, yeterlik bilgileri tablosu, varsa iş ortaklığı/konsorsiyum beyannamesi ile ihale konusu iş mal alımı ise ve idarece yeterlik kriteri olarak belirlenmesi halinde teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar) doldurularak hazırlandıktan sonra e-imza ile imzalanarak EKAP üzerinden gönderildiğinden, teklif mektubunun standart forma uygun olarak düzenlenmemesi iş ortaklığı/konsorsiyum beyannamesinin standart forma uygun olarak hazırlanmaması gibi nedenlerle isteklilerin değerlendirme dışı bırakılması işlemleri ortadan kalkmakta ve bu sayede ihalelerde geçerli teklif sayısı arttırılarak kaynakların verimli kullanılması sağlanmaktadır.
Öte yandan elektronik ihale zorunluluğunun yeni olması ve tarafların (istekliler ve idareler) elektronik ihale konusunda yetkin olmaması nedeniyle idareler ve isteklilerce aşağıdaki hususlara dikkat edilmesi gerekmektedir.
1-İdareler tarafından yeterlik kriteri olarak belirlenen belgeye ilişkin olarak yeterlik bilgileri tablosunda ayrı satır açılması gerekmekte olup, İdari Şartnamede yeterlik kriteri olarak belirlenen bir belgeye yeterlik bilgileri tablosunda yer verilmemesi veya bir belge için yeterlik bilgileri tablosunda ayrı satır açıp bu belgeye İdari Şartnamenin 7’ nci maddesinde yer verilmemesi ihalenin iptaline sebebiyet verecektir.
2-Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 43’ ünü maddesinin 4’üncü fıkrasında yer alan düzenlemeler uyarınca mal alımı ihalelerinde numune teslim tarihinin ihale tarihinden sonraki bir tarih olarak belirlenmesi gerekmektedir.
3-Tekliflerin değerlendirilmesinde öncelikle isteklilerin yeterlik bilgileri tablosunda yer alan beyanların esas alınması ve beyan edilen bilgi ve belgelerden; EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilebilenler için, sorgulama sonucunda elde edilen bilgiler; EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlara ilişkin ise yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgiler esas alınarak yapılması ve söz konusu değerlendirme sonucunda ihalede öngörülen şartları taşımadığı anlaşılan tekliflerin değerlendirme dışı bırakılması gerekmektedir.
4-İsteklilerce yeterlik bilgileri tablosu oluşturulurken anılan tabloda istenilen bilgileri eksiksiz, açık ve anlaşılır bir şekilde beyan etmeleri gerekmektedir.
5-Aşırı düşük tekliflerin açıklama istenmeksizin reddedileceği ihalelerde, geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine; yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlara ilişkin tevsik edici belgeleri, belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunmaları için makul bir süre verilecektir. Beyan edilen bilgi ve belgeleri tevsik edici belgeleri sunmayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilecek, sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlayamayan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılacaktır.
6-Aynı şekilde numune istenilen mal alımı ihalelerinde isteklilerin verilen süre içerisinde numuneleri idareye sunması gerekmekte olup, süresi içerisinde numune sunmayan istekliye ait geçici teminat gelir kaydedilecektir.
7-Kamu İhale Kurulunun 2020/DK.D-222 sayılı düzenleyici kararı uyarınca isteklilerin yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri ve EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayan belgeleri belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunması gerekmekte olup, bu belgeleri fotokopi vb şekilde sunan isteklilerin geçici teminatı gelir kaydedilecektir.
8-Aşırı düşük teklif açıklamasının isteneceği ihalelerde, teklif fiyatı sınır değerin altında olan tüm isteklilerden; aşırı düşük teklif açıklamaları ile birlikte yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları istenecektir.
9-Yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeleri tevsik edici belgeleri veya aşırı düşük teklif açıklamasını sunmayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılacak olup, sunulan bilgi ve belgeler ile aşırı düşük teklif açıklamaları çerçevesinde;
-Yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlamadığı anlaşılan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılacaktır.
-Yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağladığı anlaşılan isteklilerin aşırı düşük teklif açıklamaları incelenip, açıklamaları uygun görülmeyenlerin teklifleri reddedilecektir.
– Sınır değerin altındaki tüm tekliflerin değerlendirme dışı bırakılması veya aşırı düşük teklif açıklamaları uygun görülmeyerek tekliflerin tümünün reddedilmesi halinde, teklif fiyatı sınır değerin üzerinde olan ve ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerinden, yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeleri tevsik edici belgeleri sunmaları istenerek (6) maddede belirtilen esaslar çerçevesinde değerlendirme yapılacaktır.
– Sınır değerin altında geçerli en az iki teklif kalması ve bu tekliflerin ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olarak belirlenmesinin öngörülmesi halinde, yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeleri tevsik edici belgeler yeniden istenmeksizin ihale işlemlerine devam edilecektir.
– Sınır değerin altında tek geçerli teklif kalması ve bu teklif sahibinin ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlenmesinin öngörülmesi halinde bu istekliden yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeleri tevsik edici belgeler yeniden istenmeyecektir. İhalede ayrıca ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin belirlenmesinin öngörülmesi halinde ise bu isteklinin tespitinde (6) maddedeki esaslar uygulanarak ihale işlemlerine devam edilecektir.
10-Yukarıda aktarılan işlemlere ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek ise ikinci teklif sahibi tespit edilinceye kadar devam edilecektir.
11-İstekliler tarafından beyan edilen bilgiler ile sorgulama sonucu edinilen bilgiler, bu bilgileri tevsik etmek amacıyla sunulan belgeler ya da geçici teminat mektubu arasında farklılık bulunması durumunda; ihalede öngörülen şartların sağlanması kaydıyla teklifler geçerli teklif olarak kabul edilecektir.
12-İdarelerce EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlar belgelere ilişkin EKAP üzerinden yapılacak tebligatlarda yalnızca sorgulamayan belgeleri talep etmesi gerekmekte olup, isteklilerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilebilen belgeler talep edilmeyecektir.