ERP Neden Gerekli?

ERP kurum içerisindeki tüm veri akışını aynı platformu üzerinde çalışmasını sağlamakla beraber çok karmaşık üretim ve iş süreçlerini belirli kurallar çerçevesinde ve en uygun şekilde çalışmasını sağlar. Verinin aynı platform üzerinde yürümesi birçok hatalı ve mükerrer işleminde ortadan kaldırır.

Mesela bir süreci basitçe örnekleyelim:

ERP olmadan önce işleyiş.

Pazarlama kendi bağımsız CRM üzerinden bastığı siparişi üretime gönderiyor. Üretim bu satış siparişini alıp kendi içerisindeki üretim yönetimi ya da benzeri bir sisteme giriyor. Hammadde analizi yapıldıktan sonra satın alma ya bir satın alma talep formu dolduruyor. Satın almacı hammaddeyi alıyor. Üretim hammaddeyi teslim alıyor direk üretime gönderip üretimi başlatıyor, fatura ve irsaliyesini muhasebeye gönderiyor. Muhasebe departmanı fatura ve irsaliyeyi resmi olarak işliyor dolayısı ile resmi olarak hammadde deposuna giriyor. Üretim malı üretiyor kalite kontrolü yapılıyor ve kalite departmanı bunu kendisi için kullandığı programa giriyor. Ürün üretimi bitiyor ve sevkiyat ürünü sevk etmeden önce muhasebeye faturasını kestirip pazarlamaya da bilgi verdikten sonra malı yükleyip müşteriye gönderiyor.

Süreç kısaca bu peki bu süreçte neler vardı ne gibi hatalar yapılabilir ya da iş yükü ne kadar fazlaydı hep beraber inceleyelim.

1. Pazarlama üretimdeki iş yükünü göremediği ve planlama manuel yapıldığı için termin tarihi süreleri uzayacaktır.
2. Hazırlanan teklifler Üretim ve Muhasebe bağlantıları olmadığı için filli maliyet yapılmadığından fiyatlar çok pahalı ya da çok ucuz olabileceğinden rekabet gücü ciddi anlamda azalır.
3. Merkezi bir depo yönetim sistemi olmadığından Üretim yönetimi ve hammadde analiz sonucu her zaman yanlış çıkacaktır. Dolayısı ile her zaman hammadde ya da yarı mamul siparişi eksik ya da fazla olma olasılığı çok yüksektir.
4. Muhasebe programı üretim yazılımına entegre olmadığı için resmiyette hammadde stokları ve ürün stokları asla gerçek değerlerde olmayacaktır.
5. Hammadde Faturası resmiyette muhasebede olacağından satın alınan hammadde muhasebenin stoklarında üretim yapılamadığı için manuel düşülmediğinde sürekli stoklarda duracaktır.
6. Ürün ve üretim maliyet sistemi bağlattı ve masraf dağılımı olmadığında asla çalışmayacak.
7. Üretim pazarlama ve diğer departmanlar tarafından takibi çok güçtür.
8. Üretim verimliliği ve fire oranlarının kontrolü çok güçtür
9. Verimlilik çok düşüktür ve nedenleri de kolayca tespit edilemez.
10. Evrak işin başında düzenlenip işlenmediği için miktar sal ve tutar sal hataların olması olasılığı çok yüksektir.
11. Sevkiyatta yanlış mal yanlış müşteriye gönderilebilir.
12. Cari risk limiti kontrolü yapılması çok zordur.
13. Sayım sonuçları resmi ve sistem üzerinde ciddi farklılıklar gösterir.
14. Geriye dönük izlenebilirlik sağlanamaz.

Daha bunun gibi birçok sorunu burada sırlamak mümkün. Peki, bu kadar sorunla bir kurumun sağlıklı çalışması nasıl mümkün olabilir ki ?

Bugün bu hatları ortadan kaldırmak için ERP yazılımları firmaların en değerli varlığı haline gelmiştir.  ERP aslında sadece şirketin birimleri arasında veri aktarımını değil aynı anda kurumun iş yapış şekil ve modellerini de optimize eder. Kurum kültürü ERP üzerinde ne kadar etkili olursa iş yönetimindeki değişim o kadar az olacaktır. Asıl hedef ERP ile beraber iş süreçlerini ve yapıyı da uluslararası standartlara göre revize etmektedir. ERP kurulumunda yapılan analiz çalışmaları ve hedef tasarımlar uluslararası standartlarda ve kurumun vizyon ve misyonuna uygun yapıldığında kurumun gelecekteki stratejisini de eksiksiz destekler.

ERP aynı zamanda kurum stratejisini de bazı noktalarda sürekli iyileştirme yönünde zorlar.  ERP bir firmanın kurumsallaşma sürecine de ciddi katkılar sağlar. Normal bir ERP işleyişi yukarıdaki sorunları gördükten sonra aslında aşağıdaki gibi olmalıydı.

Olması gereken işleyiş şekli;

1. Teklifin sisteme girilmesi
2. Teklifteki cari için car risk kontrolü
3. Ürün için üretilebilirlik onayı
4. Üretim Planlamanın teklifi üretim planına koyup termin tarihi hesaplaması
5. Müşteri onayına müteakiben teklifin siparişe çevrilmesi
6. Siparişin Ana üretim planına dâhil edilmesi
7. MRPII Çalıştırılarak hammadde ve kapasite planlamasının yapılması
8. MRPII üzerinde satınalma taleplerinin oluşturulması
9. Oluşan satınalma taleplerine göre hammadde temini
10. Giriş kalite kontrolü ve hammaddenin satış siparişine rezervli üretime sevki
11. Üretim prosesleri ve proses arsı kalite onayları ve operasyon bildirimleri
12. Üretimden ürünün satış siparişine rezervli depoya sevki.
13. Sevkiyat hazırlığı
14. Pazarlama sevkiyat onayı
15. Ürün faturalandırması
16. Sevkiyat

Basitçe süreçler bu şekilde zincir olarak ve onaylar ile yürümelidir. ERP tüm bunları sağlarken minimum stokla ve tüm sistemin maksimum verimlilikle çalışmasını sağlar. Bu verimlilik ve esneklik size ciddi anlamda müşteri rekabet gücü de sağlar.

Kaynak : https://www.erdemulug.com