Gemba Metodu
“Gemba”; “gerçek yer” anlamına gelen Japonca bir terimdir. İşletmelerde Gemba, değerin yaratıldığı yeri ifade eder. Genellikle bu bir fabrika veya atölye anlamına gelir. Beyaz yakalılar için ofisler yani çalışma ortamımız Gemba’dır yani oyununun oynandığı alan.
Gemba şunları vurgular:
• Gözlem: Şahsen gerçek zamanlı gözlem; tekniğin temel prensibi
• Katma Değer Yaratılan Yer: Çalışmanın nerede yapıldığını gözlemlemek (konferans salonunda tartışmak yerine), çevreyle ve içindeki ilişkilerle yakın bir bağlantı sağlar
• Takım oluşturma: İnsanlarla ve süreçle Kaizen ruhuyla etkileşim kurmak (“daha iyiye doğru değişim”) sürekli iyileştirmeyi sağlamak için çok önemlidir
Gemba fikri, sorunların görünür olduğu ve en iyi iyileştirme fikirlerinin çalışma alanında yani Gemba’da bulunacağı yönündedir. Gemba Walk, dediğimiz şey, işi yapan ekipleri gözlemlediğimiz ve onlarla konuştuğumuz sürekli bir iyileştirme egzersizidir. Pratik süreç iyileştirme veya iyileştirilmiş değer yaratımı için en iyi fikirler Gemba Walk’tan gelir.
Çevik Koçlar: ortamda neler olup bittiğini, takımın nasıl çalıştığını, toplantıları, resmi olmayan etkileşimleri, (informal iletişimler)ve genel çalışma ortamını sürekli olarak gözlemlemelidir. Çalışma ortamını ve ilişkileri tam olarak anlayabilmeli ki, takımların sürekli gelişimini hızlandırabilmek ve destek olmak için etkili çalışabilsin.
Sistemi Etkilemekten Kaçının
Tıpkı bir elektronik devrenin performansını etkilemeden ölçülememesi gibi, ekip üyelerinin birbirleriyle ve çevre ile etkileşimlerini etkilemeden bir takımı gözlemlemek imkansızdır. Bu nedenle, çevik bir koç bir takımı gözlemlerken “sistemin bir parçası” olmadığının farkında olmalıdır. Mikrobiyolojik kültür tüplerinin metaforunda olduğu gibi, takımı içeriden değil, sistemin sınırlarından gözlemlemelisiniz.
Bireylere koçluk yaparken olduğu gibi, alçakgönüllü, meraklı olmanız ve bir takımı gözlemlerken hiçbir şeyi olduğu gibi almamanız, irdelemeniz gerekir. Hipotezler oluşturmalı ve bunları uygun bir zamanda bir şekilde doğrulamalısınız. Dinleme Seviyeleri konusundaki bilgilerinizi hatırlayın hep bu farkındalıkla dinlemek yüksek doğrulukta bilgi toplamanıza destek olacaktır.
Varsayımlarımızı doğrulamaya çalışırken mümkün olduğunca doğal ve tarafsız bir dil kullanmalıyız. Bu, Güçlü Sorular kullanılarak ve hipotezler formüle edilerek sağlanabilir.
Genel olarak gözlemlerinizi ekiple paylaşmadan önce bir süre kendinize saklamalısınız. Örneğin, ekibin kararlaştırılan gündemden uzaklaştığını gözlemlerseniz, yüksek sesle söylemeden önce biraz zaman verin. Ekip, daha verimli bir zemine geri dönebilir ve bu da gözleminizi ilgisiz kılar. Sabırlı dinleyici olmak gerek.
Gözlem Listesi İpuçları
Lyssa Adkins bir takımı gözlemlerken kafanızın bir köşesinde da birtakım soruların hazır bulunması gerektiğini söyler.Bunu, tüm ekip veya sadece birkaç ekip üyesi etkileşime girdiğinde kullanabilirsiniz. Hazırlayacağınız bunlar gibi sorular, etkileşimlerin kalitesini belirlemenize izin verir:
• Konuşmak isteyen herkes normal koşullarda söz alıyor mu? Odada daha fazla dinlenen baskın karakterde insanlar var mı? Sesini duyurmak isteyen sessiz tipler var mı?
• Fikirler yüksek kalitede mi?
• Takım mümkün olan en basit şeye doğru ilerliyor mu?
• Takım üyeleri yoruldu mu?
• Gerilim var mı?Komik bir rahatlamaya ihtiyaçları var mı?
• Takım yeterince cüretkar mı?
•Harika fikirler buluyorlar mı yoksa düşünce bariyerlerine takılıyorlar mı?
• Mümkün olduğu kadar yapabileceklerinin en iyisini yapmaya çalışıyorlar mı? Yoksa genel kabul görmüş bariyerlere takılıp öyle devam mı ediyorlar?
• Ekip herşeyi müşteri değeri açısından mı düşünüyor?
• Sıkışmışlar mı? Onlara daha fazla olasılık getiren yeni bir perspektife ihtiyaçları var mı?
Bu gözlem soruları listesini, çevrenizde bir konuşma olduğunda hızlıca erişebileceğiniz bir yerde el altında bulundurun. Zamanla, muhtemelen kendi gözlem sorularınızı ortaya çıkaracaksınız. Doğal olarak gözlemlediğinizden oluşacaklardır. Sorularınızı bu listeye ekleyin ve diğer çevik koçlarla paylaşın.