Hazine Yönetim Sistemi Nasıl Seçilmelidir?
Hazine Yönetim Sistemi Nedir ve Nasıl Seçilmelidir?
Hazine yönetim sistemleri (Treasury Management Systems – TMS) denildiği zaman kurumların;
-
Hazine Operasyonları Yönetimi,
-
Tedarikçi Finansmanı , temel alanlarında kullandığı yazılım ve teknoloji çözümleri kastedilmektedir. Yani süreçleri kısaltarak, yeniden yapılandıracak ve bunu yaparken teknolojiyi kullanarak operasyonel verimlilik ve güvenlik sağlayacak çözümler ele alınmaktadır.
Gartner ve benzeri araştırma kurumlarının araştırmalarında TMS yazılım kategorisi ayrı bir başlıkta ve bölümde yer almaktadır. Hatta son zamanlarda bu alanda kendi altında özelleştirmelere uğramıştır.
Hazine Yönetim Sistemlerinin kullanımı açısından önemli kriterlerden biriside kurumun hazine yönetiminin olgunluk seviyesidir. Küresel olarak kullanılan modellere göre Hazine Yönetimi farklı olgunluk seviyelerinde incelenir. Bunlar;
-
Temel (Foundational): Hazine görevleri (tahsilat takibi, temel borçlanma vb..) ve odaklanmış hazine personeli kısıtlı.
-
Gelişen (Developing): Az sayıda özelleşmiş personel, temel hazine faaliyetlerinde merkezileşme ve özel kontrollerin oluşması.
-
Oturmuş (Established): Net hazine yapısı ve yönetişim modeli/yeterli personel/deneyimli nitelikli hazine ekibi.
-
Gelişmiş (Enhancing): Diğer kurumsal fonksiyonlara ve bağlı ortaklıklara iç danışman.
-
Stratejik/İleri (Strategic/Optimized): Tüm aktivitelerin Stratejik/İleri seviyede merkezileştiği ve karmaşık yatırım kararlarında CFO ve Yönetim Kurulu için Stratejik/Proaktif iş ortağı.
Kurumlar içerisinde bağlantılı olduğu karşı taraf (bankalar ve finansal kurumlar) çerçevesinde ve yaptığı fonksiyonlar açısından en dışa açık ve teknoloji kullanmaya yatkın birim olmasına rağmen (buradan sonra anlam değişikliği olduğunu düşünüyorum) yine aynı şekilde IT altyapısı içerisinde temel işlevler olarak en az anlaşılabilen birimlerden birisi Hazine Yönetimidir. Aslında bu oldukça anlaşılabilir bir durumdur, çünkü hazine birimi tarafından gerçekleştirilen çoğu fonksiyon, bireyler için günlük hayatın olağan bir parçası değildir ve genellikle uzmanlık gerektiren alanlardır. Hazine birimlerinin kendi içerisinde bile tüm bu fonksiyonlar hatta alt fonksiyonlar farklı uzmanlık alanları haline gelmiştir. Bu nedenle Hazine Yönetimi süreçleri kurumların IT Birimleri tarafından sadece genel olarak kredi alma, mevduat yapma, muhasebe ile ilişkileri, nakit akışı vb… fonksiyonları ile bilinen ama tüm açılardan detaylandırılamayan ve üzerinde çok fazla çalışma imkanı bulunamayan bir bölüm olarak kalmaktadır. Bu durumda hazine birimleri kendi çözümlerini üretme yoluna gitmekte veya sadece Excel kullanarak işlerini çözümlemeye çalışmaktadır.
Peki Hazine Yönetimi Sistemi Seçiminde Nelere Dikkat Edilmelidir?
Dünyada Hazine Yönetimi alanında yapılan araştırmalar göstermektedir ki;
-
Kurumun büyüklüğü,
-
Merkezi veya tekil hazine yönetimi,
-
Yukarıda verilen fonksiyonların ve Hazine Yönetiminin olgunluk seviyesi,
-
Yapılan finansal işlemlerin karmaşıklığı,
-
Kurumun IT altyapısı ve mimarisi, kurgulanması gereken Hazine Yönetimi Sistemi seçimini etkileyecektir.
Diğer yandan bu tür sistemlerin kurgulanması sırasında Hazine Yönetim Danışmanlığı alanında uzmanlaşmış firmaların varlığı, teknolojinin doğru seçimi ve Hazine Yönetim süreçleri alanındaki deneyimleri ile süreçleri iyileştirme konusundaki etkisi de önemlidir.
Kurgulanacak olan Hazine Yönetimi sistemi finansal sistem içerisinde bulunan tüm taraflar ve sistemler ile uyumlu çalışmalıdır. Yukarıda ifade etmeye çalıştığım şekli ile kurumun hangi fonksiyonlara ihtiyaç duyduğu, genel IT altyapısı ve mimarisi, diğer fonksiyonlar ile ilişkiler gibi pek çok faktöre bağlı olarak bir veya birden fazla yazılım ve/veya teknoloji kullanmak zorunluluğu ortaya çıkarabilmektedir.
Örnek olarak,
-
Tek bir tüzel kişilik, tek ülkede faaliyet gösterir, emtia alım satımı yapmaz, farklı para birimleri kullanımı kısıtlı, kullandığı ERP sistemi içerisinde veri sorunu olmayan, öz sermaye ile finansman sağlayan, sınırlı sayıda yerli banka ile çalışmakta olan bir firmada, hazine operasyonu veya finansal risk yönetimi sisteminden ziyade likidite durumuna göre nakit pozisyon yönetimi veya elektronik banka mutabakat sistemi üzerine yapacağı yatırım anlamlı olacaktır.
-
Tek bir tüzel kişilik, tek ülkede faaliyet gösteren, emtia alım satımı yapan, farklı para birimleri kullanan, kullandığı ERP sistemi içerisinde veri sorunu olmayan, dış kaynak ile finansman sağlayan, 5 veya daha fazla sayıda yerli ve yabancı banka ile çalışmakta olan ancak sektöründe önemli ve/veya monopol pozisyonda bu nedenle likiditesi kuvvetli bir firmada, hazine operasyonu, finansal risk yönetimi sistemi, elektronik ödeme yönetimi ve/veya banka ilişkisi yapısı, banka mutabakat sistemi önemli iken nakit pozisyon yönetimi veya likidite yönetiminden ziyade nakit tahmini üzerine yapılacak yatırım anlamlı olacaktır.
-
Birden çok ülkede faaliyet gösteren, emtia alım satımı yapan aynı zamanda farklı para birimlerinde işlem yapan, merkezi bir Hazine Birimi üzerinden yönetilen, ERP sistemi aynı veya farklı farklı olan, çok sayıda banka ile çalışan, hem günlük nakit operasyonu hem de nakit tahmini yapması gereken bir firmada ise yukarıda açıklanan tüm fonksiyonların olması gereklidir. Altyapı ve ihtiyaçlar çerçevesinde tek bir sistem veya farklı farklı sistemler kullanılabilir.
Bu örneklerde de açıklamaya çalıştığım gibi tüm bu fonksiyonaliteyi tek bir çözüm ile ve/veya ihtiyaç olmayan pek çok özellik ile satın almak sonuçta verimsiz bir sistem oluşmasına neden olacaktır.
Çok sevdiğim bir özlü sözde ifade edildiği gibi “Elindeki tek alet çekiç olan için gördüğü her şey çividir” . Elimizde bulunan araçları çeşitlendirmek bizim için verimli ve doğru iş yapmayı gerektirecektir. Elimizde bulunan araçları çeşitlendirmek Hazine Yönetimi gibi komplike yapıları verimli yönetebilmenizi sağlayacak uygun anahtarları elimizde bulundurmamızı sağlayacaktır.
Bu nedenle tüm bu süreci basit bir kredi işlem girişi gibi görmemek, fonksiyonun ve yapılmak istenen işin karmaşıklığını doğru şekilde kavrayarak değerlendirmek çok önemlidir. Bunu yapabilmek için “Master Plan” a ihtiyacı vardır.
Özetleyecek olursak;
-
Hazine yönetimi kompleks bir fonksiyondur.
-
Dünya çapında standartları vardır.
-
Uygulanmak istenen fonksiyonlar, olgunluk seviyeniz ve IT sistemlerindeki veri doğruluğu önemlidir.
-
Komplike yapıya uygun danışmanlar ve tamamen ayrı kategoride değerlendirilen yazılımlar vardır, araştırmak gereklidir.
-
Farklı fonksiyonlar farklı çözümler gerektirebilir.
Tüm deneyimlerime göre söyleyebileceğim, ülkemizde TMS sistemleri için henüz yolun çok başında olduğumuz ve bundan sonrası için daha verimli çalışmak adına “Dünya ne yapıyor” bakmak gerektiğidir.