Okuyan herkesin anlayacağı tabirle tanımlamam gerekirse, şirketlerin performansları ile ilgili durumları gösteren bilgilere rapor, bunların yönetim kuruluna sunulması işlemine raporlama denilir. Raporlama tamamen CEO, yönetici ve patronlara yapılan yönetimsel raporlar topluluğudur. Bende bu yazımda yönetimsel raporlamalardan bahsedeceğim.
Raporlama deyince birçoğumuzun aklımıza muhasebecilerin klasik olarak maliye ile yükümlülüklerinden dolayı hazırlamış olduğu, bilanço ve gelir tablosu gelmektedir. Günümüzde halen birçok şirket sadece bilanço ve gelir tablosunu raporlama olarak kullanmaktadır. Oysaki raporlama dediğimizde aklımıza yönetimsel raporlama gelmelidir. Bilanço ve gelir tablosu, firmanız ile ilgili geçmiş performans değerlerini gösterir, kârlılığınızın nasıl arttırılacağını, büyüme hedeflerini, üretkenliğe yönelik raporları göstermez.
Yönetimsel raporlamalar içerisinde, en iyi müşteri, en çok ihracat yapılan ülke, önceki dönemlere göre büyüme oranı, en çok satılan ürün, hedeflerin gerçekleşme oranı gibi veriye dayalı metrikleri barındıran bilgilerin tamamıdır.
Dijitalleşmenin çok hızlı geliştiği dünyamızda, dijitalleşmeye ayak uyduran şirketler her zaman diğer şirketlere göre daha avantajlı ve bir adım önde olacaklar. Bu sebeple yönetimsel raporlamaya adım atmalı, şirket ile ilgili alınması gereken stratejik kararlarda geç kalınmamalı, büyüdüğünü zannederken yerinde saymamalıdır.
Bizzat şahit olduğum bir hikâyeyi sizinle paylaşmak istiyorum. Muhasebe Finans Müdürü pozisyonu için davet edildiğim iş görüşmesinde, raporlama ile ilgili konularda hiçbir beklenti olmadığını hissettiğimden dolayı raporlama konusunu açmak ve biraz bahsetmek istedim. Ne yazık ki durum vahim. Şirketin yetkilisinden raporlamaya ihtiyacı olmadığını öğrendim. “Raporlanacak pek fazla bir şeyimiz yok, sattığımız ürünler belli” şeklinde bir cevap aldım.
Şimdiye kadar kendisine hiçbir personel tarafından rapor verilmemiş olduğu için herhangi rapora ihtiyacı olmadığını düşünüyor olabilirler.
Bunun yanı sıra raporlama konusunda neye ihtiyacı olduklarını tam olarak bilmeyen yöneticiler veya patronlar tarafından yönetilen şirketler yok değil. Bu yöneticiler, raporlama konusunda personellerinden ne talep edeceklerini bilmemektedirler.
Buna paralel olarak bazı muhasebe ve finans personelleri de raporlama konusunda yetersiz kalmakta ve kendilerini bu konuda geliştirmemektedir.
Bu şekilde düşünen ve raporlama sistemine uzak olan şirket sayısı azımsanamayacak kadar fazla olduğunu üzülerek belirtmek istiyorum.
Oysa ki hazırlanıp sunulduğu taktirde bir bakkalın veya manavın bile en az 10 farklı raporu olabilir. Örneğin hangi ürün en çok satıyor, meyvelerin sebzeye oranı, hangi günler daha çok satış oluyor, hangi üründen daha fazla kâr ettik. Bu ayın önceki aya göre performansı, % kaç büyüyoruz ve benzeri gibi.
Yukarıda da bahsetmiş olduğum gibi içlerinde büyüklerinde olduğu birçok şirkette ne yazık ki halen yönetimsel raporlama yapılmamaktadır. Şirketlerin bir kısmı işini excel ile çözmüş ancak ilerleyen zamanlarda bu yöntemde sürdürülebilir olmamaktadır.
Şirketlerde raporlama konusunda ciddi eksiklikler yaşanmaktadır. Bunun en önemli sebeplerinden birisi raporlama yapabilecek nitelikli eleman temin edilmemiş olmasıdır. Yeterli bilgi ve tecrübeye sahip olmayan personelden raporlama yapması için talepte bulunulduğunda bir takım hatalar ve eksiklikler kaçınılmaz olacaktır.
Raporlamayı iyi bilen elemansa birkaç kuruş fazla maaş talebinde bulunduğunda bu bedel bazı şirketlere fazla gelmektedir.
Gelinen noktada raporlama konusunda kendini biraz geliştirmiş şirketler, klasik Excel’le raporlama yöntemini kullanmaktadır. Ancak bir noktadan sonra Excel yeterli gelmeyecektir. Excel’in satır sayısı ne yazık ki sınırlıdır. Şirketin datası Excel’in satır sayısından daha fazla olacağı bir rapor düşünüldüğünde bunun Excel ile raporlanması mümkün olmamaktadır. Klasik Excel ile yapılan raporlamalar hem çok hantal, hem de hatalara olasılık veren bir sistemdir.
Yönetici tarafından 10 dakika incelenecek bir raporun Excel ile klasik yöntemlerle hazırlanma süreci tahmini 4-5 gün zaman alacaktır. Rapor talebi çoğaldıkça, raporu hazırlayan personelin harcayacağı zaman katlanarak artacaktır. Raporlama konusu şirketin kanayan yarası olmasın istiyorsanız. Başlangıç için ileri derece Excel, hatta makro bilen eleman tercih edilebilir. Ancak ilerleyen zamanlarda hızla popülerliği artan, Microsoft Power BI gibi iş zekası yazılımları olarak adlandırılan programları kullanabilen personeller tercih edilmesi verimli olacaktır.
Verimliliğinizi artırmak, performansınızı ölçmek istiyorsanız raporlamaya önem vermelisiniz. Şirketin gidişatı ve performansı ile ilgili anlık ve hızlı kararlar almak istiyorsanız, canlı ve anlık verilerin değiştiği dashboardlar ve raporlamalar oluşturmalısınız.
Şirketin ne tür raporlara ihtiyacı olduğunu, tüm ekip ile beyin fırtınası yapıp belirlemeniz ve bu raporları size sunabilen iş zekası yazılımları ve dijital değişimi benimsemiş, yetenekli insanlarla çalışmanız gerekmektedir.
Soner Yenimol