En az girdi ile en çok çıktıyı elde etmek ya da mevcut kaynakları en etkin şekilde kullanarak, elde edilebilecek en yüksek faydaya/ sonuca ya da performansa ulaşmak?
Bu tanımları iş hayatında olup da, duymayanımız yoktur, eminim. Çok fazla kaynak kullanmanıza rağmen, elde etmek istediğiniz sonuca bir türlü ulaşamıyorsanız ya da size neyin engel olduğunu belirlemekte zorlanıyorsanız, sizin için kapıyı açacak doğru anahtar “verimlilik” olabilir.
O yüzden gelin bu haftaki yazıda “verimlilik” konusuna ufak bir giriş yapalım. Keyifli okumalar.
Şirketler için verimlilik neden önemli?
Aslında cevabı hepimizce malum bir soru. Şirketler yüksek karlılık isterler ve bunu yaparken de ellerinde kaynakları en optimum şekilde kullanmaktan yanadırlar. Şirketlerin karlılığı ne kadar üretken olduklarına ve bunu ne kadar verimli bir şekilde yaptıklarına bağlıdır. Diğer yandan da, bunu doğru yapabildikleri ölçüde yüksek performans gösterir ve rekabette söz sahibi olurlar. Kısaca verimli olabildikleri ölçüde, başarılı ve karlı olurlar ve bunu sürdürebilir bir döngüye taşıyabilirler.
Peki bu hikayede şirketlerin elindeki en değerli kaynak ne?
Derseniz, size derim ki: İnsan kaynağı. Tüm kaynaklar değerli sonuçta (para, zaman, teknoloji, bilgi, data, makineler, yöntemler, metodolojiler, demirbaşlar vb.) ama verimlilik ilkesi doğru uygulanabildiği taktirde en büyük katma değeri yaratabilen kaynak şüphesiz ki İnsan Kaynağı.
Bu arada illa da bir formül vermek gerekirse, benim formülüm girdi ile çıktı arasındaki orandan ziyade, etkin kaynak yönetimi, yeni teknoloji kullanımı ve doğru insan kaynağının doğru yönetimi arasında sonuç yaratan bir ilişki olarak özetlenebilir. Verimlilik için bu 3 çok önemli girdiyi çok etkili yönetmek gerektiğini düşünüyorum.
Kalite odağından vazgeçmemek!
Verimlilik konusunda uzun yıllardır yapılan tartışmalar hep nicelik/nitelik ekseninde şekilleniyor.
Elde edilenlerin niceliği mi, niteliği mi? derseniz, ben sayıca çok olan ama içerik olarak kalitesiz bir çıktı yerine, niceliksel açıdan kabul edilebilir seviyede olan, niteliksel açıdan ise daha kaliteli çıktının ya da sonucun çok daha kıymetli olduğunu düşünenlerdenim.
“Akıllı Planla, Etkili Uygula” ilkesi
Verimlilik kağıt üstünde mekanik ve matematik bir süreç gibi gözükse de, aslında şirketler için teknolojik, kültürel ve insani boyutları çok daha ön planda olan bütünsel bir kavram. Organizasyonun her alanında hayata geçirilmesi gereken bir tavır ya da zihniyet olarak da algılanabilir. Sadece tek bir bölümün ya da tek bir ekibin verimlilik ilkesiyle çalışması ya da yönetilmesiyle verimlilik yaratmak mümkün olamayacağı gibi, organizasyonun tamamını kapsayan bütünsel bir bakış açısı ile hareket etmek bu konuda atılması gereken ilk adım olmalı.
2. olaraksa, asıl hedefe ulaşabilmek için, eldeki tüm kaynakların en doğru şekilde yönetilebilmesi için, “Akıllı Planlama” ilkesi ile hareket edilmesi gerekiyor. Verimlilik çok büyük ölçüde, “doğru planlama yapmak” ile ilgilidir. Kötü planlama, yetersiz kaynak temini, aksiyon almakta geç kalma ya da doğru zamanda karar alamama gibi engeller 2. Adımın hayata geçirilememesi durumunda yaşanabilecek blokajlardan sadece birkaçı.
3. adım ise tamamen planladıklarımızı yine stratejik bir plan dahilinde hayata geçirmek ve uygulamakla ilgili olan bölüm.
Bu arada, yeri gelmişken altının mutlaka çizilmesi gereken bir nokta.
Verimlilik genellikle “işgücünün daha fazla çalışması (ve hatta çalıştırılması)” ile karıştırılıyor. Tanımını bile bu şekilde yapanlar var. Fakat özellikle yaşadığımız bu son dönem ve sonrasında verimlilik, “işgücünün daha çok çalışması” ile ilgili değil, “daha etkin çalışması” ile ilgili olacak.
Çünkü hepimizin de deneyimlediği gibi, çalışan verimliliği, onlara daha fazla iş yükleyerek değil, becerilerini, yetkinliklerini en etkili şekilde kullanabilecekleri ve bunu yüksek performansa dönüştürebilmelerine imkan veren işler ve çalışma koşulları yaratmakla ilgili olacak.
Şirketler bunu yapabildikleri ölçüde başarılı olacaklar. Organizasyonlarda bununla ilgili yapılacak tüm yenilik ve düzenlemeler, çalışanların çalışma koşullarında yapılacak tüm iyileştirmeler performansı doğrudan, verimliliği ise dolaylı olarak olumlu etkileyecek. Kısaca verimliliği arttırmak, çalışanların işini arttırmakla değil, akıllı planlama ve planlananları en etkin şekilde hayata geçirmekle mümkün olacak.
Bir organizasyonda verimliliği etkileyen temel faktörler neler?
Hadi 3 tane çok önemli faktör sıralayalım.
3M Kuralı: “Mutlu, memnun ve motive çalışan” verimlilik için altın anahtar
En başta dedik aslında, elimizdeki en hayati kaynak insan ve bu kaynak verimliliğe elini uzatmazsa, organizasyon ne yaparsa yapsın bu işin üstesinden gelemez.
Bunun için insan kaynağı, organizasyonda verimliliği artırmaya yönelik yapılacak her hareketin odak noktasını oluşturmalıdır.
Burada da yapılması gerekenler belli.
İlk aşamada çalışanının mutlaka mutlu olması gerekiyor. Organizasyonda bazı şeylerden memnun olmayan, çevresine ilgisiz, hoşnut olmayan bir çalışan asla elinden gelenin en iyisini yapamaz. Çünkü önceliği, kendi endişeleri ve sorunlarında olacaktır. Böyle bir çalışanın, işgücünün geri kalanı üzerinde de moral bozucu bir etkisi vardır.
Bu noktada, sorunun ne olduğunun tespiti ve bunu çözmek için adım atabilmek gerekiyor. “Mutlu çalışan deneyimi” yaratabilmek de, ancak bu şekilde mümkün oluyor. Çalışana onun yanında olduğunu ve organizasyon için değerini hissettirebilmek son derece kıymetli.
Bu arada sorun her şey olabilir. İş, ekip, takım arkadaşı, yönetici, organizasyonun kendisi ya da kişinin işte bulduğu/ bulamadığı anlam vb. ya da tamamen çalışanın kendisiyle ilgili duygusal ya da psikolojik boyutu olan bir konu da olabilir. Sorunlar işle ilgiliyse, işin yeniden tanımlanması, görev değişikliği, iş zenginleştirme veya rotasyon çözümler arasında olabilir. Ya da ekip, yönetici ya da genel olarak organizasyonla ilgiliyse de, bu gibi durumlar için de, dışarıdan bir destek, koçluk, danışmanlık vb. çözümler öne çıkabilir. Burada önemli olan; sorun her ne olursa, çözüme doğru-sonuç odaklı adımlar atabilmek ve çalışanın kendini değerli hissetmesini sağlamak öncelik olmalıdır.
Mutlu ve memnun çalışandan sonra, üçüncü adım, motivasyonu sağlamakla ilgili. Mutluluk ve memnuniyete göre, biraz daha içsel bir faktör olmakla birlikte, şirketlerin “motive” çalışan yaratmakla ilgili yapabilecekleri aksiyonlar da yok değil.
Bir kişinin motivasyonel ihtiyaçları, fiziksel ve finansal refah, kendini gerçekleştir(ebil)me, kendine saygı, kendini başarma, özerklik ve beklentileri kapsar. Bununla birlikte, çalışanların motivasyon kalıpları sabit kalmaz, dinamiktir. Motivasyon zamana, ortama ve insanlara göre değişir. Bu nedenle şirketlerin özellikle çalışanın kendini gerçekleştirebilmesine ve yaptığı işte anlam bulmasına katkıda bulunacak ortamlar yaratarak, motivasyon kaybının mümkün olduğunca önüne geçmesi her zaman öncelikleri arasında olmalı.
Delegasyon
Yöneticilerin mutlaka yapması gereken ve verimliliğe büyük katkısı olan bir diğer başlık ise “sorumluluğu devretmek”. Delegasyon tam olarak; işi yönetebilmek ve kontrol edebilmek için; gerekli tüm bilgilerle birlikte çalışana teslim etmek anlamına geliyor. Ne yazık ki, ülkemizde, “gerekli tüm bilgilerle birlikte devir” çok yaşanmasa da aslında olması gereken bu.
Peki delegasyon neden önemli? derseniz, önemli çünkü bu çalışanda tam bir aidiyet ve sahiplenme yaratıyor. Aynı zamanda kendine güven ve moral duygularını da beraberinde getiren bir süreçten bahsediyoruz. Çalışan, o işten ya da süreçten her anlamda sorumlu olduğu farkındalığı ile, kendini işe daha çok verdiği gibi, inisiyatif kullanma ve karar verme noktalarında hareket alanının geniş olmasının getirdiği güvenle, elinden gelenin en iyisini yapmak için daha çok istekli oluyor.
Liderler verimlilik tavrını tüm ekosisteme aşılamalı.
Organizasyonda doğru bir liderlik yaklaşımı varsa, bu yaklaşım çalışanlara ilham verir ve yol gösterir. Bu bakış açısıyla, yönetim kadroları çalışanlara mutlaka dinamik bir verimlilik ruhu aşılamalı, onlara yeteneklerini ve becerilerini tam olarak kullanma olanağı sağlamalıdır.
Bu arada verimlilik konusunun sadece şirketlerin menfaati ile ilgili bir kavram olmadığı, bunun çalışanın kendi şartlarını, potansiyelini ve kendi üretkenliğini daha üst seviyelere taşıyabilmek adına kullanabileceği çok önemli bir iyileştirme aracı olduğu gerçeğinin de altını her zaman çizmemiz lazım.
Yazının sonuna gelirken;
Verimlilik çalışanlar için de,daha büyük resimde şirketler için de, potansiyellerini etkili ve yüksek performansa dönüştürebilecekleri bir yolculuk. Diğer yandan da, bunu sadece kurumsal boyutuyla, yani iş hayatına etkisi ve katkısı özelinde değerlendirmek son derece spesifik ve görece dar bir bakış açısı olabiliyor.
Verimlilik sadece iş hayatının sınırları içerisinde anlam bulan bir kavram olmamalı. Bu nedenle bence her birimiz, kendi bireysel gelişim yolculuğumuzda ve özel hayatlarımızda da “verimliliği nasıl daha etkin şekilde kullanabiliriz?” sorusu üzerine daha çok düşünmeli, daha çok tartışmalı ve yeni yollar aramalıyız. Hele de elimizdeki tüm kaynaklar giderek azalmış ve gezegenimiz bu denli tükenmişken… Size de öyle gelmiyor mu?
Sonraki yazıda buluşmak üzere,
Verimlilik ve sağlık dolu günler.
Burcu Karaağaç Mutlu