Açıköğretim ders notları öğrenciler tarafından ders çalışma esnasında hazırlanmakta olup diğer ders çalışacak öğrenciler için paylaşılmaktadır. Sizlerde hazırladığınız ders notlarını paylaşmak istiyorsanız bizlere iletebilirsiniz.
Açıköğretim derslerinden Yiyecek ve İçecek Yönetimi Dersi 4. Ünite Özet için hazırlanan ders çalışma dokümanına (ders özeti / sorularla öğrenelim) aşağıdan erişebilirsiniz. AÖF Ders Notları ile sınavlara çok daha etkili bir şekilde çalışabilirsiniz. Sınavlarınızda başarılar dileriz.
Tedarik zinciri işletmeler açısından doğru şekilde yönetilmesi gereken, kaynakların verimliliği, doğru zamanda doğru ürüne ulaşılması, maliyetlerin azaltılması gibi işletme kârlılığını doğrudan etkileyen bir takım zorlukların üstesinden gelinebilmesi için önemlidir. Satın alma süreci ise tedarik zinciri yönetiminin önemli bir parçasıdır. Menü kalemlerinin belirlenmesi ve bu kalemler doğrultusunda üretim yapılması kâr ve zarar dengesinin sağlanması açısından önemlidir. Satın alma süreci kadar teslim alma ve depolama faaliyetleri de işletmeler için önemlidir. Satın alma faaliyetinin başarıya ulaşabilmesi için, etkin bir teslim alma ve depolama sisteminin kurulması gerekmektedir. Ürünlerin doğru miktarlarda ve doğru fiyattan teslim alınması ve doğru koşullarda saklanması işletmenin hizmet kalitesini ve kârlılığını doğrudan etkiler.
Satın alma departmanı tarafından gerçekleştirilen satın alma prosedürü; o işletmenin türüne, hangi pazarda faaliyet gösterdiğine, ilişkide olduğu satıcılara, mevcut depolama olanaklarına ve ihtiyaç tahminlerine bağlıdır. Satın alma süreci; doğru ürünü, doğru zamanda, doğru miktarda ve doğru kişiden satın alma demektir. İşletmelerde ihtiyaçların doğru olarak saptanması, uygun ve gerekli kalitede ve miktarda malzemenin satın alınması ile nakit akışının kontrolü ve işletmenin hedeflerine ulaşması sağlanmaktadır. Satın alma “bir malın işletmenin tedarik politikasına uygun olarak araştırılması, seçimi, satın alınması, teslim alınması, depolanması ve kullanımı ile ilgili bir fonksiyon” olarak tanımlanmaktadır. Etkin bir satın alma; doğru ürünün istenilen kalitede, uygun fiyatla doğru yerden tedarik edilmesi amaçlarını taşır ve iyi idare edilmez ise işletme açısından maliyet, müşteri açısından ise hoşnutsuzluk gibi sorunlara yol açar.
Konaklama işletmelerinde ve bağımsız yiyecek içecek işletmelerinde satın alma faaliyetinin önemi, müşteri beklentileri, rekabet koşulları, teknolojinin gelişimi, maliyet ve müşteri odaklılık dengesi gibi nedenlerle giderek artmaktadır. Satın alma bölümü, beklenen misafir sayısına göre sipariş edilebilecek en fazla yiyecek içecek ve diğer ürünlerin yanı sıra, misafirler tarafından talep edilen malzemeler ile otel faaliyetlerinin yürütülmesinde kullanılacak diğer malzemeleri belirlemekten ve uygun maliyetlerle temin etmekten sorumludur. Satın alma fonksiyonun amaçları şöyle sıralanabilir:
İşletmenin finansal ve bütçe yapısı çerçevesinde, yiyecek ürünlerinin satın alınmasında bazı iç ve dış faktörlerin iyi bilinmesi gerekmektedir. İç faktörlerin içinde müşteriler, menü, standartlar, çalışanların yetenek ve becerileri, araç gereç ve depolama alanlarının özellikleri ve ürün ihtiyacının miktarı yer alır. Satın alma faaliyetini etkileyen dış faktörler arasında ise piyasanın durumu, yiyecek ürünlerinin durumu ve kalitesi ile satın alma yöntemler yer almaktadır. Satın alma sürecinin başarılı olabilmesi için sağlanması gereken koşullar şöyle sıralanabilir:
Satın alma faaliyeti büyük işletmelerde satın alma birimi tarafından yapılırken küçük ölçekli işletmelerde satın alma işletme sahibi tarafından gerçekleştirir. Satın alma sürecinin her aşaması etkin şekilde planlanmalıdır. Günümüzde konaklama işletmelerinin yiyecek içecek bölümleri, otelde konaklayan konukların yanı sıra, dışarıdan gelen müşterilerin de yiyecek içecek ihtiyaçlarını karşılayan önemli birimleridir. Özellikle büyük şehir merkezlerinde yer alan konaklama işletmelerinin toplantı ve ziyafet (banket) salonları otel yönetimine gelir sağlayan merkezlerini başında gelmektedir.
Satın alma süreciyle ilgili aşamalar şöyle sıralanabilir (S:70, Şekil 4.1):
Satın alma işlemlerinde pazar araştırması yapmak ve pazar alternatiflerinin doğru olarak belirlenmesi önemlidir. Satın alma ihtiyacı işletmede yiyecek içecek, ön büro, kat hizmetleri gibi bölümlerden gelen taleplerin değerlendirilmesi ve depolardaki malzeme miktarında kritik seviyelerin altına düşülmesi ile ortaya çıkmaktadır. Bununla birlikte satın alma süreci; işletmenin, tedariklerden malzeme, ham madde gibi ihtiyaçlara yönelik satın alma, talep ile başlamakta ve satın alma bölümünün ürün ve hizmetlerin teslim alındığını bildirmesi ile sona ermektedir . Satın alma sürecinde gerçekleşen süreçler şöyle sıralanabilir:
Etkili bir satın alma sürecinde dikkat edilmesi gereken unsurlar kısaca şöyle açıklanabilir:
Ürün Standartlarının Belirlenmesi
Yiyecek içecek üretiminde kalitenin sağlanabilmesi için gerek üretim aşamasında ve gerekse servis aşamasında çeşitli hususlar önem kazanmaktadır. Bunlardan biri de satın alma sürecinde ürün standartlarının belirlenmesidir.
Ürün standartları, belirli bir ürünün hem satın alan ve hem de tedarikçi tarafından kolayca anlaşılabilecek şekilde detaylı olarak tanımlanmasıdır. Standartlarda kısa ve öz fakat yanlış anlaşılmaya imkân tanımayacak kadar yeterli bilgiye yer verilmelidir.
Ürün standartları, gerek satın alma yöneticisi gerekse tedarikçi işletmeye çeşitli faydalar sağlamaktadır. Bunlar şöyle sıralanabilir:
Konaklama işletmelerinde kullanılan üç tür ürün standardı bulunmaktadır. Bunlar;
Genellikle yiyecek, ham madde ve donanım ihtiyaçları belirlenirken standartlardan biri, ikisi veya üçü birden göz önünde bulundurulmaktadır.
Teknik standartlar; test sonuçlarıyla tarafsız bir şekilde ölçülebilen standartları kapsamaktadır. Genel olarak bu tür standartlar, yiyecek maddeleri için ulusal çapta belirlenmiş standartlar olabilir veya metal bir donanım için alüminyum veya paslanmaz çelik gibi standartlar belirlenebilir.
Marka standartları; bir ürün için belirlenen bir markaya ait standartları ifade etmektedir. Bazı küçük işletmelerde markalı ürünlerin kullanılması, itibar açısından önemli bir gösterge olmaktadır.
Performans standartları; bir malzemenin fonksiyonel kalitesini belirlemeye yönelik standartlardır. Örneğin; tabak yıkama kapasitesi, bir tartının tartma kapasitesi veya bir deterjanın Ph değer performans standartları arasında yer almaktadır.
Yiyecek içecek işletmelerinde kullanılan ürünler için standartlar hazırlanırken dikkat edilmesi gereken hususlar şöyle sıralanabilir:
Satın Alma Sürecinde Faydalanılacak Kaynaklar
Satın alma yöneticisi, işletme amaçlarına uygun bir şekilde doğru ürüne, doğru fiyattan ulaşılabilmesi için bazı kaynaklardan faydalanır. Bu kaynaklar satın alma yöneticisine, işletmenin ihtiyaç duyduğu ürün hakkında farklı alternatifler sunma açısından önemlidir. Bu alternatifler sayesinde yöneticiler hem pazar ve hem de ürünler hakkındaki son gelişmeleri öğrenebilir. Satın alma yöneticisinin faydalanacağı kaynaklar şöyle sıralanabilir:
Satın Alma Programının Hedefleri
Satın alma işlemi büyük ölçekteki konaklama işletmelerinde satın alma yöneticileri tarafından yapılırken küçük işletmelerde hat yöneticileri veya bölüm yöneticileri tarafından yapılmaktadır. Etkin bir satın alma sürecinde ulaşılmak istenen hedefler şöyle sıralanabilir:
Doğru Ürünü Almak: Menü ve reçeteler işletmenin ihtiyaç duyduğu ürünlerin belirlenmesinde kullanılır. Satın alma yöneticileri, ürünler için standartlar belirleyerek ürünler bu standartlar çerçevesinde almak zorundadır. İşletmenin geliştirdiği menü için hangi malzeme gerekiyor ise satın alma sürecinde o ürün satın alınmalıdır. Bunlar dikkate alınarak geliştirilen satın alma istek formlarında, her malzeme için detaylı bilgiler verilmelidir. Bunun yanında işletme bazı ürünler için hazır ürün kullanımı veya ürünün kendileri tarafından üretilmesine karar verebilirler. Hazır ürünler; başka bir işletmede üretilen işlem görmüş ürünlerdir. Bunlar üretimi az maliyetli, satın alması, teslim alması ve depolaması kolay ürünlerdir. Bazen işletmenin belirlediği kalite standartlarına uygun bir ürün piyasadan elde edilemeyebilir. Böyle durumlarda ihtiyaç duyulan ürünü satın almaktansa, işletmede üretmek daha avantajlı olabilir ya da daha iyi sonuç verebilir. İşletmenin sahip olduğu donanım ve personel o ürünü üretmek için daha iyi olabilir.
Doğru Miktarı Almak: İşletmede üretim sürecinin tam olarak işleyebilmesi için, satın alınacak ürünlerin miktarları iyi belirlenmelidir. Eğer stok miktarı yüksek tutulursa işletmenin nakit akışı olumsuz etkilenir. Depolama ile ilgili problemler çıkar ve ihtiyaç duyulandan fazla ürün satın alınırsa ürünün elde kalmasına ve bozulmasına neden olabilir. Ürün miktarı gereken seviyenin altında olursa da üretim sürecinde aksamalara ve müşteri tatminsizliğine sebep olabilir.
Kimi işletmeler, stok seviyelerini korumak için minimum veya maksimum sistemini kullanırlar. Bu sistemde öncelikle her türlü ürün için bir güvenlik seviyesi belirlenir. Güvenlik seviyesi, bir ürün için her zaman stoklarda bulunması gereken minimum düzeyi ifade eder. Minimum miktar, sipariş teslim süresince elde bulunması gereken miktarla acil durumlara karşı her zaman bulunması gereken miktarın toplamı ile belirlenir. Bunun yanında bir ürün için stok miktarı da belirlenirken maksimum miktarında belirlenmesi gerekir. Maksimum miktar, herhangi bir zamanda, bir ürünün elde tutulabilecek en yüksek miktarıdır. Maksimum miktar, işletme nakit kaynaklarının gereksiz yere elde fazladan tutulan ürün stokuna bağlanmasını engellemektedir.
İşletmelerde stok miktarının belirlenmesinde etkili olan diğer bir unsur da ekonomik koşullar dır. Bir işletme için gerekli olan sipariş miktarı, 5 birim yiyecek maddesi iken fiyatı ve depolama imkânı uygun olduğu zaman üründen 10 birim sipariş verebilir. Böylece işletme fiyat dalgalanmalarında önemli finansal avantajlar da sağlayabilir. Doğru stok miktarının belirlenmesinde etkili olan diğer faktörler şöyle sıralanabilir:
Doğru Fiyatı Ödemek: Satın alma amaçları içinde en önemlisi, gereken ürün ve hizmetleri doğru fiyattan satın almaktır. Doğru fiyat en düşük fiyat anlamına gelmemelidir. İşletmenin ihtiyaçları doğrultusunda belirlenen kalite standartlarını sağlayacak en uygun fiyatlı ürünler tercih edilir. İşletme standartları doğrultusunda belirlenen ürünü uygun fiyatla almak için satın alma yöneticisi çeşitli stratejiler kullanabilir. Bu stratejiler şöyle sıralanabilir:
Doğru Tedarikçi ile Çalışmak: Ürün temininde doğru tedarikçi ile çalışmakta önemli bir unsurdur. Dürüst tedarikçi ile çalışmak ürünün istenen kalitede ve istenen zamanda teslim edilmesi açısından önemlidir. Satın alma yöneticisi tedarikçi işletmelerle ilişkisini iyi yürütmek durumundadır. Çünkü bu iyi ilişkiler sayesinde tedarikçi işletmeler, işletmeye faydalı bilgiler sağlayabilir, en uygun fiyata, en iyi kalitede ürün sağlamak için çaba harcarlar. Tedarikçilerle iyi ilişki kurmak, faturaların zamanında ödenmesi ve ödeme koşullarında açık olunması ile gerçekleşir. Satın alma yöneticisinin çalışacağı tedarikçiyi seçebilmek ve doğru tedarikçi ile çalışabilmek için dikkat etmesi gereken hususlar şöyle sıralanabilir:
Satın alma bölümü işletme ve tedarikçiler arasında bir köprü vazifesi görmektedir. Tedarikçilerle işletme içindeki fonksiyonel bilgi alışverişini sağlamaktadır. Satın alma personel işletme içindeki işlemler, hukuk, muhasebe, bilgi işlem, tasarım ve mühendislik ile teslim alma gibi fonksiyonel bölümler ile ilişkisi bulunmaktadır.
Satın Alma Yöneticisi
Mesleki Yeterlilik Kurumu’nun Ulusal Meslek Standardında “Satın Alma Yöneticisi (Seviye 6), iş sağlığı ve güvenliği ve çevre ile ilgili önlemler alarak, kalite sistemleri çerçevesinde; satın alma süreçlerini planlayarak işletmelerin ham madde, malzeme, makine, ekipman ve hizmet satın alımlarının hazırlıklarını koordine eden, satın alım sürecini ve tedarikçi ilişkilerini yöneten, satın alımla ilgili bütçe çalışmalarını destekleyen, satın alma birimi personelini yöneten, satın alma faaliyetlerine ilişkin iş geliştirme ve verimlilik arttırma çalışmalarını ve meslek gelişim çalışmalarını yürüten nitelikli kişidir” şeklinde tanımlanmaktadır. Satın alma yöneticisinin görevleri şöyle sıralanabilir:
Satın Alma Sorumlusu
Meslek Yeterlilik Kurumu’nun Ulusal Meslek Standardında Satın Alma Sorumlusu (Seviye 5), iş sağlığı ve güvenliği ve çevre ile ilgili önlemler alarak kalite sistemleri çerçevesinde; iş organizasyonu yapan, işletmelerin ham madde, malzeme, makine, ekipman ve hizmet alımlarına ilişkin satın alma hazırlıklarını yürüten, satın alım yapan, tedarikçi ilişkilerini yürüten, satın alma ekibinin yönetimine destek veren ve mesleki gelişim çalışmalarına katılan nitelikli kişidir.
Satın Alma Elemanı
Mesleki Yeterlilik Kurumu’nun Ulusal Meslek Standardında Satın Alma Elemanı (Seviye 4), birim yöneticisinin tam nezaret altında iş sağlığı ve güvenliği ve çevre ile ilgili önlemler alarak kalite sistemleri çerçevesinde; iş organizasyonu yapan, işletmelerin ham madde, malzeme, makine, ekipman ve hizmet alımlarına ilişkin satın alım hazırlıklarına yardım eden, satın alım işlemlerinin yürütülmesine katkı veren ve meslek gelişim faaliyetlerine katılan nitelikli kişidir.
Tedarik zinciri işletmeler açısından doğru şekilde yönetilmesi gereken, kaynakların verimliliği, doğru zamanda doğru ürüne ulaşılması, maliyetlerin azaltılması gibi işletme kârlılığını doğrudan etkileyen bir takım zorlukların üstesinden gelinebilmesi için önemlidir. Satın alma süreci ise tedarik zinciri yönetiminin önemli bir parçasıdır. Menü kalemlerinin belirlenmesi ve bu kalemler doğrultusunda üretim yapılması kâr ve zarar dengesinin sağlanması açısından önemlidir. Satın alma süreci kadar teslim alma ve depolama faaliyetleri de işletmeler için önemlidir. Satın alma faaliyetinin başarıya ulaşabilmesi için, etkin bir teslim alma ve depolama sisteminin kurulması gerekmektedir. Ürünlerin doğru miktarlarda ve doğru fiyattan teslim alınması ve doğru koşullarda saklanması işletmenin hizmet kalitesini ve kârlılığını doğrudan etkiler.
Satın alma departmanı tarafından gerçekleştirilen satın alma prosedürü; o işletmenin türüne, hangi pazarda faaliyet gösterdiğine, ilişkide olduğu satıcılara, mevcut depolama olanaklarına ve ihtiyaç tahminlerine bağlıdır. Satın alma süreci; doğru ürünü, doğru zamanda, doğru miktarda ve doğru kişiden satın alma demektir. İşletmelerde ihtiyaçların doğru olarak saptanması, uygun ve gerekli kalitede ve miktarda malzemenin satın alınması ile nakit akışının kontrolü ve işletmenin hedeflerine ulaşması sağlanmaktadır. Satın alma “bir malın işletmenin tedarik politikasına uygun olarak araştırılması, seçimi, satın alınması, teslim alınması, depolanması ve kullanımı ile ilgili bir fonksiyon” olarak tanımlanmaktadır. Etkin bir satın alma; doğru ürünün istenilen kalitede, uygun fiyatla doğru yerden tedarik edilmesi amaçlarını taşır ve iyi idare edilmez ise işletme açısından maliyet, müşteri açısından ise hoşnutsuzluk gibi sorunlara yol açar.
Konaklama işletmelerinde ve bağımsız yiyecek içecek işletmelerinde satın alma faaliyetinin önemi, müşteri beklentileri, rekabet koşulları, teknolojinin gelişimi, maliyet ve müşteri odaklılık dengesi gibi nedenlerle giderek artmaktadır. Satın alma bölümü, beklenen misafir sayısına göre sipariş edilebilecek en fazla yiyecek içecek ve diğer ürünlerin yanı sıra, misafirler tarafından talep edilen malzemeler ile otel faaliyetlerinin yürütülmesinde kullanılacak diğer malzemeleri belirlemekten ve uygun maliyetlerle temin etmekten sorumludur. Satın alma fonksiyonun amaçları şöyle sıralanabilir:
İşletmenin finansal ve bütçe yapısı çerçevesinde, yiyecek ürünlerinin satın alınmasında bazı iç ve dış faktörlerin iyi bilinmesi gerekmektedir. İç faktörlerin içinde müşteriler, menü, standartlar, çalışanların yetenek ve becerileri, araç gereç ve depolama alanlarının özellikleri ve ürün ihtiyacının miktarı yer alır. Satın alma faaliyetini etkileyen dış faktörler arasında ise piyasanın durumu, yiyecek ürünlerinin durumu ve kalitesi ile satın alma yöntemler yer almaktadır. Satın alma sürecinin başarılı olabilmesi için sağlanması gereken koşullar şöyle sıralanabilir:
Satın alma faaliyeti büyük işletmelerde satın alma birimi tarafından yapılırken küçük ölçekli işletmelerde satın alma işletme sahibi tarafından gerçekleştirir. Satın alma sürecinin her aşaması etkin şekilde planlanmalıdır. Günümüzde konaklama işletmelerinin yiyecek içecek bölümleri, otelde konaklayan konukların yanı sıra, dışarıdan gelen müşterilerin de yiyecek içecek ihtiyaçlarını karşılayan önemli birimleridir. Özellikle büyük şehir merkezlerinde yer alan konaklama işletmelerinin toplantı ve ziyafet (banket) salonları otel yönetimine gelir sağlayan merkezlerini başında gelmektedir.
Satın alma süreciyle ilgili aşamalar şöyle sıralanabilir (S:70, Şekil 4.1):
Satın alma işlemlerinde pazar araştırması yapmak ve pazar alternatiflerinin doğru olarak belirlenmesi önemlidir. Satın alma ihtiyacı işletmede yiyecek içecek, ön büro, kat hizmetleri gibi bölümlerden gelen taleplerin değerlendirilmesi ve depolardaki malzeme miktarında kritik seviyelerin altına düşülmesi ile ortaya çıkmaktadır. Bununla birlikte satın alma süreci; işletmenin, tedariklerden malzeme, ham madde gibi ihtiyaçlara yönelik satın alma, talep ile başlamakta ve satın alma bölümünün ürün ve hizmetlerin teslim alındığını bildirmesi ile sona ermektedir . Satın alma sürecinde gerçekleşen süreçler şöyle sıralanabilir:
Etkili bir satın alma sürecinde dikkat edilmesi gereken unsurlar kısaca şöyle açıklanabilir:
Ürün Standartlarının Belirlenmesi
Yiyecek içecek üretiminde kalitenin sağlanabilmesi için gerek üretim aşamasında ve gerekse servis aşamasında çeşitli hususlar önem kazanmaktadır. Bunlardan biri de satın alma sürecinde ürün standartlarının belirlenmesidir.
Ürün standartları, belirli bir ürünün hem satın alan ve hem de tedarikçi tarafından kolayca anlaşılabilecek şekilde detaylı olarak tanımlanmasıdır. Standartlarda kısa ve öz fakat yanlış anlaşılmaya imkân tanımayacak kadar yeterli bilgiye yer verilmelidir.
Ürün standartları, gerek satın alma yöneticisi gerekse tedarikçi işletmeye çeşitli faydalar sağlamaktadır. Bunlar şöyle sıralanabilir:
Konaklama işletmelerinde kullanılan üç tür ürün standardı bulunmaktadır. Bunlar;
Genellikle yiyecek, ham madde ve donanım ihtiyaçları belirlenirken standartlardan biri, ikisi veya üçü birden göz önünde bulundurulmaktadır.
Teknik standartlar; test sonuçlarıyla tarafsız bir şekilde ölçülebilen standartları kapsamaktadır. Genel olarak bu tür standartlar, yiyecek maddeleri için ulusal çapta belirlenmiş standartlar olabilir veya metal bir donanım için alüminyum veya paslanmaz çelik gibi standartlar belirlenebilir.
Marka standartları; bir ürün için belirlenen bir markaya ait standartları ifade etmektedir. Bazı küçük işletmelerde markalı ürünlerin kullanılması, itibar açısından önemli bir gösterge olmaktadır.
Performans standartları; bir malzemenin fonksiyonel kalitesini belirlemeye yönelik standartlardır. Örneğin; tabak yıkama kapasitesi, bir tartının tartma kapasitesi veya bir deterjanın Ph değer performans standartları arasında yer almaktadır.
Yiyecek içecek işletmelerinde kullanılan ürünler için standartlar hazırlanırken dikkat edilmesi gereken hususlar şöyle sıralanabilir:
Satın Alma Sürecinde Faydalanılacak Kaynaklar
Satın alma yöneticisi, işletme amaçlarına uygun bir şekilde doğru ürüne, doğru fiyattan ulaşılabilmesi için bazı kaynaklardan faydalanır. Bu kaynaklar satın alma yöneticisine, işletmenin ihtiyaç duyduğu ürün hakkında farklı alternatifler sunma açısından önemlidir. Bu alternatifler sayesinde yöneticiler hem pazar ve hem de ürünler hakkındaki son gelişmeleri öğrenebilir. Satın alma yöneticisinin faydalanacağı kaynaklar şöyle sıralanabilir:
Satın Alma Programının Hedefleri
Satın alma işlemi büyük ölçekteki konaklama işletmelerinde satın alma yöneticileri tarafından yapılırken küçük işletmelerde hat yöneticileri veya bölüm yöneticileri tarafından yapılmaktadır. Etkin bir satın alma sürecinde ulaşılmak istenen hedefler şöyle sıralanabilir:
Doğru Ürünü Almak: Menü ve reçeteler işletmenin ihtiyaç duyduğu ürünlerin belirlenmesinde kullanılır. Satın alma yöneticileri, ürünler için standartlar belirleyerek ürünler bu standartlar çerçevesinde almak zorundadır. İşletmenin geliştirdiği menü için hangi malzeme gerekiyor ise satın alma sürecinde o ürün satın alınmalıdır. Bunlar dikkate alınarak geliştirilen satın alma istek formlarında, her malzeme için detaylı bilgiler verilmelidir. Bunun yanında işletme bazı ürünler için hazır ürün kullanımı veya ürünün kendileri tarafından üretilmesine karar verebilirler. Hazır ürünler; başka bir işletmede üretilen işlem görmüş ürünlerdir. Bunlar üretimi az maliyetli, satın alması, teslim alması ve depolaması kolay ürünlerdir. Bazen işletmenin belirlediği kalite standartlarına uygun bir ürün piyasadan elde edilemeyebilir. Böyle durumlarda ihtiyaç duyulan ürünü satın almaktansa, işletmede üretmek daha avantajlı olabilir ya da daha iyi sonuç verebilir. İşletmenin sahip olduğu donanım ve personel o ürünü üretmek için daha iyi olabilir.
Doğru Miktarı Almak: İşletmede üretim sürecinin tam olarak işleyebilmesi için, satın alınacak ürünlerin miktarları iyi belirlenmelidir. Eğer stok miktarı yüksek tutulursa işletmenin nakit akışı olumsuz etkilenir. Depolama ile ilgili problemler çıkar ve ihtiyaç duyulandan fazla ürün satın alınırsa ürünün elde kalmasına ve bozulmasına neden olabilir. Ürün miktarı gereken seviyenin altında olursa da üretim sürecinde aksamalara ve müşteri tatminsizliğine sebep olabilir.
Kimi işletmeler, stok seviyelerini korumak için minimum veya maksimum sistemini kullanırlar. Bu sistemde öncelikle her türlü ürün için bir güvenlik seviyesi belirlenir. Güvenlik seviyesi, bir ürün için her zaman stoklarda bulunması gereken minimum düzeyi ifade eder. Minimum miktar, sipariş teslim süresince elde bulunması gereken miktarla acil durumlara karşı her zaman bulunması gereken miktarın toplamı ile belirlenir. Bunun yanında bir ürün için stok miktarı da belirlenirken maksimum miktarında belirlenmesi gerekir. Maksimum miktar, herhangi bir zamanda, bir ürünün elde tutulabilecek en yüksek miktarıdır. Maksimum miktar, işletme nakit kaynaklarının gereksiz yere elde fazladan tutulan ürün stokuna bağlanmasını engellemektedir.
İşletmelerde stok miktarının belirlenmesinde etkili olan diğer bir unsur da ekonomik koşullar dır. Bir işletme için gerekli olan sipariş miktarı, 5 birim yiyecek maddesi iken fiyatı ve depolama imkânı uygun olduğu zaman üründen 10 birim sipariş verebilir. Böylece işletme fiyat dalgalanmalarında önemli finansal avantajlar da sağlayabilir. Doğru stok miktarının belirlenmesinde etkili olan diğer faktörler şöyle sıralanabilir:
Doğru Fiyatı Ödemek: Satın alma amaçları içinde en önemlisi, gereken ürün ve hizmetleri doğru fiyattan satın almaktır. Doğru fiyat en düşük fiyat anlamına gelmemelidir. İşletmenin ihtiyaçları doğrultusunda belirlenen kalite standartlarını sağlayacak en uygun fiyatlı ürünler tercih edilir. İşletme standartları doğrultusunda belirlenen ürünü uygun fiyatla almak için satın alma yöneticisi çeşitli stratejiler kullanabilir. Bu stratejiler şöyle sıralanabilir:
Doğru Tedarikçi ile Çalışmak: Ürün temininde doğru tedarikçi ile çalışmakta önemli bir unsurdur. Dürüst tedarikçi ile çalışmak ürünün istenen kalitede ve istenen zamanda teslim edilmesi açısından önemlidir. Satın alma yöneticisi tedarikçi işletmelerle ilişkisini iyi yürütmek durumundadır. Çünkü bu iyi ilişkiler sayesinde tedarikçi işletmeler, işletmeye faydalı bilgiler sağlayabilir, en uygun fiyata, en iyi kalitede ürün sağlamak için çaba harcarlar. Tedarikçilerle iyi ilişki kurmak, faturaların zamanında ödenmesi ve ödeme koşullarında açık olunması ile gerçekleşir. Satın alma yöneticisinin çalışacağı tedarikçiyi seçebilmek ve doğru tedarikçi ile çalışabilmek için dikkat etmesi gereken hususlar şöyle sıralanabilir:
Satın alma bölümü işletme ve tedarikçiler arasında bir köprü vazifesi görmektedir. Tedarikçilerle işletme içindeki fonksiyonel bilgi alışverişini sağlamaktadır. Satın alma personel işletme içindeki işlemler, hukuk, muhasebe, bilgi işlem, tasarım ve mühendislik ile teslim alma gibi fonksiyonel bölümler ile ilişkisi bulunmaktadır.
Satın Alma Yöneticisi
Mesleki Yeterlilik Kurumu’nun Ulusal Meslek Standardında “Satın Alma Yöneticisi (Seviye 6), iş sağlığı ve güvenliği ve çevre ile ilgili önlemler alarak, kalite sistemleri çerçevesinde; satın alma süreçlerini planlayarak işletmelerin ham madde, malzeme, makine, ekipman ve hizmet satın alımlarının hazırlıklarını koordine eden, satın alım sürecini ve tedarikçi ilişkilerini yöneten, satın alımla ilgili bütçe çalışmalarını destekleyen, satın alma birimi personelini yöneten, satın alma faaliyetlerine ilişkin iş geliştirme ve verimlilik arttırma çalışmalarını ve meslek gelişim çalışmalarını yürüten nitelikli kişidir” şeklinde tanımlanmaktadır. Satın alma yöneticisinin görevleri şöyle sıralanabilir:
Satın Alma Sorumlusu
Meslek Yeterlilik Kurumu’nun Ulusal Meslek Standardında Satın Alma Sorumlusu (Seviye 5), iş sağlığı ve güvenliği ve çevre ile ilgili önlemler alarak kalite sistemleri çerçevesinde; iş organizasyonu yapan, işletmelerin ham madde, malzeme, makine, ekipman ve hizmet alımlarına ilişkin satın alma hazırlıklarını yürüten, satın alım yapan, tedarikçi ilişkilerini yürüten, satın alma ekibinin yönetimine destek veren ve mesleki gelişim çalışmalarına katılan nitelikli kişidir.
Satın Alma Elemanı
Mesleki Yeterlilik Kurumu’nun Ulusal Meslek Standardında Satın Alma Elemanı (Seviye 4), birim yöneticisinin tam nezaret altında iş sağlığı ve güvenliği ve çevre ile ilgili önlemler alarak kalite sistemleri çerçevesinde; iş organizasyonu yapan, işletmelerin ham madde, malzeme, makine, ekipman ve hizmet alımlarına ilişkin satın alım hazırlıklarına yardım eden, satın alım işlemlerinin yürütülmesine katkı veren ve meslek gelişim faaliyetlerine katılan nitelikli kişidir.