Açıköğretim ders notları öğrenciler tarafından ders çalışma esnasında hazırlanmakta olup diğer ders çalışacak öğrenciler için paylaşılmaktadır. Sizlerde hazırladığınız ders notlarını paylaşmak istiyorsanız bizlere iletebilirsiniz.
Açıköğretim derslerinden Yiyecek ve İçecek Yönetimi Dersi 5. Ünite Özet için hazırlanan ders çalışma dokümanına (ders özeti / sorularla öğrenelim) aşağıdan erişebilirsiniz. AÖF Ders Notları ile sınavlara çok daha etkili bir şekilde çalışabilirsiniz. Sınavlarınızda başarılar dileriz.
Teslim alma, tedarikçiler tarafından yiyecek içecek işletmesine getirilen ürünlerin uygun bir alanda, uygun bir şekilde işletmede bu iş için özel olarak görevlendirilmiş bir çalışan tarafından gerçekleştirilmesi gereken bir işlemdir. Teslim alma süreci belirli prosedürlere sahiptir. Ürünler teslim alınırken kalite kontrol kriterlerine ve sipariş formuna göre kontrol edildikten sonra, ürün giriş kartları doldurulur ve ürünlerin üzerine giriş tarihi yazılarak depolama sürecine geçilir.
Depolama, tedarikçilerden teslim alınan ürünlerin üretim aşamasına geçene dek uygun koşullar altında muhafaza edilmesi sürecidir. Depolama süreci belirli prosedürlere sahiptir.
Teslim alma, satın alınan ve ödeme işlemi yapılan uygun miktardaki yiyecek içecek malzemesinin kabul edilmesi işlemidir. Teslim alma işlemi kolay gibi görünse de uygulamada oldukça zor bir işlemdir.
Depoya malzeme giriş sürecinde;
şeklinde olmak üzere üç sonuç ile karşılaşılabilir (S:86, Şekil 5.1).
Malzeme uygun ise:
Malzeme uygun değil, ancak küçük bir uygunsuzluk var ise:
Malzeme uygun değil, ancak büyük bir uygunsuzluk var ise:
Teslim alma işlemlerinde beklenen faydaların sağlanabilmesi için teslim alınacak olan malzemelerin gerekli kontrollerden geçmesi gerekmektedir.
Teslim Alma Alanı
Teslim alma işlemlerinin gerçekleştirilebilmesi için işletmelerin yeterli büyüklükte teslim alma alanına ve bu iş için gerekli olan araç ve gereçlere sahip olması gerekmektedir.
Teslim alma alanında bulunması gereken ekipmanlar şöyle sıralanabilir:
Teslim alma alanının taşıması gereken özellikler şöyle sıralanabilir:
Teslim alma işlemi büyük otel işletmelerinde satın alma departmanına bağlı çalışan tesellüm memuru tarafından yapılırken; küçük otel işletmelerinde ise yiyecek ve içecek müdürü ya da yardımcıları veya aşçıbaşı tarafından yapılmaktadır.
Teslim Alma Prosedürü
Teslim alma sürecinin adımlarının belirlenmesi ve bu adımların belirli bir sıraya konularak standart hâle getirilmesi, teslim alma işleminin daha kolay ve sağlıklı yürütülmesini sağlamaktadır.
Malzemelerin teslim işlemleri sırasında göz önünde bulundurulması gereken hususlar şöyle sıralanabilir:
Teslim Alma Sırasında Kullanılan Formlar
Mal Alındı Formu: Teslim alınan malzemeler Mal Alındı Formuna işlenir. Mal Alındı Formu üç nüsha olarak doldurulmaktadır.
Günlük Teslim Alma Raporu: Günlük olarak alınan ve günlük olarak tüketilen yiyecek malzemeleri gün sonunda günlük teslim alma raporuna işlenir. Bu form genellikle üç nüsha olarak doldurulmaktadır.
Et Etiketi: Kalite kontrolleri yapılan malzemelerin teslim alma işlemi gerçekleştirilmelidir. Bu aşamada et etiketi düzenlenmelidir.
Et etiketinin üzerinde;
Malzeme İade Formu: Siparişi verilen malzemelerin istenilen kaliteye uymaması durumunda satın alma memuru, mutfak departmanı ile muhasebeye haber vererek gerekli durumlarda bu malzemeleri satıcıya iade edebilir. Bu durumda malzeme iade formu doldurulmalıdır.
Teslim Alma Konusunda Yapılan İnceleme ve Kontroller
Teslim alma kontrolünde gerçekleştirilen işlemler genel olarak;
Ölçü Kontrolü: Ölçü kontrolü konusunda yapılan işlemler teslim alınan miktarların sipariş fişi ve fatura veya irsaliyedeki miktarla aynı olup olmadığının kontrol edilmesi işlemlerini kapsamaktadır. Ölçü kontrolün amacı işletmeye eksik miktarlarda ürün ya da malzeme girişini engellemektir.
Fiyat Kontrolü: Fiyat kontrolünün amacı faturada yazılı olan fiyatların teklif fiyatlarıyla aynı olup olmadığının tespit edilmesini sağlamaktır.
Kalite ve Özellik Kontrolü: Teslim alma görevlisinin ürün ve malzemelerin kullanım amaçlarına uygun özellik ve kaliteyi taşıdığından emin olması ve yapılan kontroldür.
Belge Kontrolü: Teslim alma sırasında kullanılan formların (Mal Alındı Formu, Günlük Teslim Alma Formu ve Et Etiketi gibi) doğru işlendiğinin kontrolünün yapılmasıdır. Bu formların üzerinde;
İşletmenin üretim ihtiyacını karşılamak, bozulma ve çalınmaları önlemek amacıyla gerekli tedbirleri alıp aşırı stok nedeniyle işletme sermayesinin gereksiz yere ürüne bağlanmasını veya yeterli stok yapamaması sonucunda oluşan konuk şikayetlerinin önlenmesini kapsayan işlemlere depolama denir.
Depolamanın Amacı ve Önemi
Yiyecek malzemelerinin bozulma, çürüme ve çalınma durumlarında ortaya çıkacak zararları önlemek için depolama yapılmaktadır.
Depolamada Dikkat Edilmesi Gerekenler
Depoların planlanmasında güvenlik, temizlik ve malların giriş-çıkış işlemlerinde yaşanabilecek olumsuzlukları göz önünde bulundurup, bu aksaklıkların yaşanmasına engel olabilmek için bazı tedbirlerin alınması gerekmektedir. Uygun bir depolama için dikkat edilmesi gereken uygulamalar şöyle sıralanabilir:
Güvenlik: Depolama güvenliğiyle ilgili kurallar şöyle sıralanabilir:
Kalite: Kalite kavramı, depolanan ürünlerin uygun koşullarda muhafaza edilerek bozulmalarının önüne geçmesini ifade etmektedir.
Depolama kalitesinin içerdiği temel depolama prosedürleri şöyle sıralanabilir:
Kayıt Tutma: Envanter işlemi işletmedeki sorumluların depoda ne olması gerektiği ve ne olduğu arasındaki farklılıkları belirlemesini sağlamaktadır.
Envanter takibi için iki temel sistem vardır. Bunlar;
İki envanter sisteminin de avantajları olduğu için birçok işletme müdürü envanter kaydı tutmak için ikisini de kullanmaktadır.
Daimî envanter sistemini envanterdeki pahalı veya önemli ürünlerin kaydını tutmak için kullanılırken; diğer pahalı olmayan ürünlerin kaydı ise daha hızlı ve fiziksel olarak kolay bir şekilde tutulmaktadır.
Depo Çeşitleri
İşletmelerde depolar;
Kuru Gıda Deposu: Fasulye, nohut, mercimek, pirinç gibi bakliyat çeşitleri ile un, şeker, baharat ve yağlar (sıvıyağ, zeytinyağı kızartma yağları) nem içeriği az olan gıdaların muhafaza edildiği depolara kuru gıda deposu denilmektedir. Kuru gıda deposundaki yiyecekler diğer yiyeceklere oranla daha dayanıklı olmasına rağmen kuru gıda depolarında sıcaklık ve süre ilişkisi çok önemlidir.
Soğuk Hava Deposu: Soğuk hava depoları malzemelerin özelliklerine göre çeşitlilik göstermektedir. Bunlar;
Diğer Depo Çeşitleri
Diğer depo çeşitleri içerisinde yer alan malzemeler ise işletmelerin hizmet türüne göre değişiklik göstermektedir. Bu depolar;
Depolama Prosedürü
Depolamanın amacına ulaşabilmesi için sürecin eksiksiz yerine getirilmesi gerekmektedir. Depolamanın başarısız olması durumunda maddi kayıplar oluşmaktadır. Satın alınan mallar mal alındı belgesi ile birlikte depo sorumlusuna gelmektedir. Depo görevlisi alınan malların her biri için açılan stok kartına;
Depo görevlisi belirli periyodlarla stok kartlarını gözden geçirerek, stok düzeyi önceden belirlenmiş seviyenin altına düşen malzemeleri tespit etmelidir. Stok miktarlarını belirlenen seviyeye çıkarmak için sipariş fişi düzenleyerek satın alma görevlisine teslim etmelidir.
Depolarda bulunması gereken normal stok seviyesinin aşağıdaki faktörler göz önüne alınarak belirlenmesi gerektiği vurgulanmaktadır:
Depolama Konusunda Yapılan İnceleme ve Kontrolle r
Depolama konusunda yapılan kontrollerin amacı çeşitli nedenlerle ortaya çıkabilen fire, zayiat, hırsızlık, fazla stoklama sonucu oluşan kayıpların önlenmesini kapsamaktadır.
Yapılan kontrollerde açığa çıkan farklılıkların nedenleri şöyle sıralanabilir:
Depodan Malzeme Çıkışı
İşletmede bulunan departmanlar tarafından talepte bulunulan malzemelerin sağlıklı bir şekilde dağıtımı da büyük önem taşımaktadır. Genel olarak işletmelerde depodan malzeme çıkış işlemi için ‘Malzeme İstek Fişi’ kullanılmaktadır.
Çeşitli departmanlarda (mutfak ve barlar gibi) oluşan eksikleri gidermek için departman sorumlusu tarafından doldurulan forma, istenilen malzeme miktarları yazılarak depo sorumlusuna teslim edilmelidir. Departman sorumlusu tarafından doldurulan bu belge işletme müdürü veya yiyecek içecek müdürü tarafından onaylandıktan sonra depoya gönderilir.
Malzeme Çıkışlarının Kıymetlendirilmesi
Depodan çıkışta malzemelerin kıymetlendirilmesinde kullanılan yöntemler şöyle sıralanabilir:
Teslim alma, tedarikçiler tarafından yiyecek içecek işletmesine getirilen ürünlerin uygun bir alanda, uygun bir şekilde işletmede bu iş için özel olarak görevlendirilmiş bir çalışan tarafından gerçekleştirilmesi gereken bir işlemdir. Teslim alma süreci belirli prosedürlere sahiptir. Ürünler teslim alınırken kalite kontrol kriterlerine ve sipariş formuna göre kontrol edildikten sonra, ürün giriş kartları doldurulur ve ürünlerin üzerine giriş tarihi yazılarak depolama sürecine geçilir.
Depolama, tedarikçilerden teslim alınan ürünlerin üretim aşamasına geçene dek uygun koşullar altında muhafaza edilmesi sürecidir. Depolama süreci belirli prosedürlere sahiptir.
Teslim alma, satın alınan ve ödeme işlemi yapılan uygun miktardaki yiyecek içecek malzemesinin kabul edilmesi işlemidir. Teslim alma işlemi kolay gibi görünse de uygulamada oldukça zor bir işlemdir.
Depoya malzeme giriş sürecinde;
şeklinde olmak üzere üç sonuç ile karşılaşılabilir (S:86, Şekil 5.1).
Malzeme uygun ise:
Malzeme uygun değil, ancak küçük bir uygunsuzluk var ise:
Malzeme uygun değil, ancak büyük bir uygunsuzluk var ise:
Teslim alma işlemlerinde beklenen faydaların sağlanabilmesi için teslim alınacak olan malzemelerin gerekli kontrollerden geçmesi gerekmektedir.
Teslim Alma Alanı
Teslim alma işlemlerinin gerçekleştirilebilmesi için işletmelerin yeterli büyüklükte teslim alma alanına ve bu iş için gerekli olan araç ve gereçlere sahip olması gerekmektedir.
Teslim alma alanında bulunması gereken ekipmanlar şöyle sıralanabilir:
Teslim alma alanının taşıması gereken özellikler şöyle sıralanabilir:
Teslim alma işlemi büyük otel işletmelerinde satın alma departmanına bağlı çalışan tesellüm memuru tarafından yapılırken; küçük otel işletmelerinde ise yiyecek ve içecek müdürü ya da yardımcıları veya aşçıbaşı tarafından yapılmaktadır.
Teslim Alma Prosedürü
Teslim alma sürecinin adımlarının belirlenmesi ve bu adımların belirli bir sıraya konularak standart hâle getirilmesi, teslim alma işleminin daha kolay ve sağlıklı yürütülmesini sağlamaktadır.
Malzemelerin teslim işlemleri sırasında göz önünde bulundurulması gereken hususlar şöyle sıralanabilir:
Teslim Alma Sırasında Kullanılan Formlar
Mal Alındı Formu: Teslim alınan malzemeler Mal Alındı Formuna işlenir. Mal Alındı Formu üç nüsha olarak doldurulmaktadır.
Günlük Teslim Alma Raporu: Günlük olarak alınan ve günlük olarak tüketilen yiyecek malzemeleri gün sonunda günlük teslim alma raporuna işlenir. Bu form genellikle üç nüsha olarak doldurulmaktadır.
Et Etiketi: Kalite kontrolleri yapılan malzemelerin teslim alma işlemi gerçekleştirilmelidir. Bu aşamada et etiketi düzenlenmelidir.
Et etiketinin üzerinde;
Malzeme İade Formu: Siparişi verilen malzemelerin istenilen kaliteye uymaması durumunda satın alma memuru, mutfak departmanı ile muhasebeye haber vererek gerekli durumlarda bu malzemeleri satıcıya iade edebilir. Bu durumda malzeme iade formu doldurulmalıdır.
Teslim Alma Konusunda Yapılan İnceleme ve Kontroller
Teslim alma kontrolünde gerçekleştirilen işlemler genel olarak;
Ölçü Kontrolü: Ölçü kontrolü konusunda yapılan işlemler teslim alınan miktarların sipariş fişi ve fatura veya irsaliyedeki miktarla aynı olup olmadığının kontrol edilmesi işlemlerini kapsamaktadır. Ölçü kontrolün amacı işletmeye eksik miktarlarda ürün ya da malzeme girişini engellemektir.
Fiyat Kontrolü: Fiyat kontrolünün amacı faturada yazılı olan fiyatların teklif fiyatlarıyla aynı olup olmadığının tespit edilmesini sağlamaktır.
Kalite ve Özellik Kontrolü: Teslim alma görevlisinin ürün ve malzemelerin kullanım amaçlarına uygun özellik ve kaliteyi taşıdığından emin olması ve yapılan kontroldür.
Belge Kontrolü: Teslim alma sırasında kullanılan formların (Mal Alındı Formu, Günlük Teslim Alma Formu ve Et Etiketi gibi) doğru işlendiğinin kontrolünün yapılmasıdır. Bu formların üzerinde;
İşletmenin üretim ihtiyacını karşılamak, bozulma ve çalınmaları önlemek amacıyla gerekli tedbirleri alıp aşırı stok nedeniyle işletme sermayesinin gereksiz yere ürüne bağlanmasını veya yeterli stok yapamaması sonucunda oluşan konuk şikayetlerinin önlenmesini kapsayan işlemlere depolama denir.
Depolamanın Amacı ve Önemi
Yiyecek malzemelerinin bozulma, çürüme ve çalınma durumlarında ortaya çıkacak zararları önlemek için depolama yapılmaktadır.
Depolamada Dikkat Edilmesi Gerekenler
Depoların planlanmasında güvenlik, temizlik ve malların giriş-çıkış işlemlerinde yaşanabilecek olumsuzlukları göz önünde bulundurup, bu aksaklıkların yaşanmasına engel olabilmek için bazı tedbirlerin alınması gerekmektedir. Uygun bir depolama için dikkat edilmesi gereken uygulamalar şöyle sıralanabilir:
Güvenlik: Depolama güvenliğiyle ilgili kurallar şöyle sıralanabilir:
Kalite: Kalite kavramı, depolanan ürünlerin uygun koşullarda muhafaza edilerek bozulmalarının önüne geçmesini ifade etmektedir.
Depolama kalitesinin içerdiği temel depolama prosedürleri şöyle sıralanabilir:
Kayıt Tutma: Envanter işlemi işletmedeki sorumluların depoda ne olması gerektiği ve ne olduğu arasındaki farklılıkları belirlemesini sağlamaktadır.
Envanter takibi için iki temel sistem vardır. Bunlar;
İki envanter sisteminin de avantajları olduğu için birçok işletme müdürü envanter kaydı tutmak için ikisini de kullanmaktadır.
Daimî envanter sistemini envanterdeki pahalı veya önemli ürünlerin kaydını tutmak için kullanılırken; diğer pahalı olmayan ürünlerin kaydı ise daha hızlı ve fiziksel olarak kolay bir şekilde tutulmaktadır.
Depo Çeşitleri
İşletmelerde depolar;
Kuru Gıda Deposu: Fasulye, nohut, mercimek, pirinç gibi bakliyat çeşitleri ile un, şeker, baharat ve yağlar (sıvıyağ, zeytinyağı kızartma yağları) nem içeriği az olan gıdaların muhafaza edildiği depolara kuru gıda deposu denilmektedir. Kuru gıda deposundaki yiyecekler diğer yiyeceklere oranla daha dayanıklı olmasına rağmen kuru gıda depolarında sıcaklık ve süre ilişkisi çok önemlidir.
Soğuk Hava Deposu: Soğuk hava depoları malzemelerin özelliklerine göre çeşitlilik göstermektedir. Bunlar;
Diğer Depo Çeşitleri
Diğer depo çeşitleri içerisinde yer alan malzemeler ise işletmelerin hizmet türüne göre değişiklik göstermektedir. Bu depolar;
Depolama Prosedürü
Depolamanın amacına ulaşabilmesi için sürecin eksiksiz yerine getirilmesi gerekmektedir. Depolamanın başarısız olması durumunda maddi kayıplar oluşmaktadır. Satın alınan mallar mal alındı belgesi ile birlikte depo sorumlusuna gelmektedir. Depo görevlisi alınan malların her biri için açılan stok kartına;
Depo görevlisi belirli periyodlarla stok kartlarını gözden geçirerek, stok düzeyi önceden belirlenmiş seviyenin altına düşen malzemeleri tespit etmelidir. Stok miktarlarını belirlenen seviyeye çıkarmak için sipariş fişi düzenleyerek satın alma görevlisine teslim etmelidir.
Depolarda bulunması gereken normal stok seviyesinin aşağıdaki faktörler göz önüne alınarak belirlenmesi gerektiği vurgulanmaktadır:
Depolama Konusunda Yapılan İnceleme ve Kontrolle r
Depolama konusunda yapılan kontrollerin amacı çeşitli nedenlerle ortaya çıkabilen fire, zayiat, hırsızlık, fazla stoklama sonucu oluşan kayıpların önlenmesini kapsamaktadır.
Yapılan kontrollerde açığa çıkan farklılıkların nedenleri şöyle sıralanabilir:
Depodan Malzeme Çıkışı
İşletmede bulunan departmanlar tarafından talepte bulunulan malzemelerin sağlıklı bir şekilde dağıtımı da büyük önem taşımaktadır. Genel olarak işletmelerde depodan malzeme çıkış işlemi için ‘Malzeme İstek Fişi’ kullanılmaktadır.
Çeşitli departmanlarda (mutfak ve barlar gibi) oluşan eksikleri gidermek için departman sorumlusu tarafından doldurulan forma, istenilen malzeme miktarları yazılarak depo sorumlusuna teslim edilmelidir. Departman sorumlusu tarafından doldurulan bu belge işletme müdürü veya yiyecek içecek müdürü tarafından onaylandıktan sonra depoya gönderilir.
Malzeme Çıkışlarının Kıymetlendirilmesi
Depodan çıkışta malzemelerin kıymetlendirilmesinde kullanılan yöntemler şöyle sıralanabilir: