İYS (İleti Yönetim Sistemi) nedir?

[vc_row][vc_column][vc_column_text]04.01.2020 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan “ Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik ” ile TİCARİ ELEKTRONİK İLETİ YÖNETİM SİSTEMİ (“İYS”) uygulaması getirilmiş ve hizmet sağlayıcı ve aracı hizmet sağlayıcıların 01.06.2020 tarihine kadar İYS’e kayıt olması ve daha önce aldıkları ileti onaylarını İYS’e aktarması zorunluluğu getirilmiş idi. Süre epey daraldığı için bir hatırlatma yapmak ve İYS konusunda biraz bilgi vermek isteriz:

Düzenleme gereği Ticaret Bakanlığı, ticari elektronik ileti onaylarının alınmasına ve reddetme hakkının kullanılmasına imkân tanıyan bir elektronik sistem kurmaya veya kurdurmaya yetkilidir. Hem iletileri gönderenlerin hem de alıcıların onaya ilişkin işlemleri merkezi bir kanaldan yapılacaktır.

Hizmet Sağlayıcı: Telefon, çağrı merkezi, otomatik arama makinesi, akıllı ses kaydedici sistem, elektronik posta, kısa mesaj hizmeti gibi vasıtalar kullanılarak elektronik ortamda gerçekleştirilen ve ticari amaçlarla gönderilen veri, ses ve görüntü içerikli ileti gönderimi yapan gerçek veya tüzel kişilerdir.

Ticari elektronik ileti: Hizmet Sağlayıcıların, mal ve hizmetlerini pazarlamak, işletmesini tanıtmak ya da kutlama ve temenni gibi içeriklerle tanınırlığını artırmak amacıyla alıcıların elektronik iletişim adreslerine promosyon, kampanya, indirim, hediye içerikli gönderdiği iletilerdir. Bu iletilerin gönderilebilmesi için alıcıların onayı gerekir. Ancak, alınan veya dolaylı yoldan kullandırılan bir hizmete ilişkin yapılan teslimat, borç, fatura içerikli iletilerin gönderiminde onay aranmaz.

• Değişiklik Yönetmeliği’nde “ticari elektronik ileti onayı alınmasına, reddetme hakkının kullanılmasına ve şikâyet süreçlerinin yönetilmesine imkân tanıyan sistem” olarak tanımlanan İYS, hem mal veya hizmetlerinin tanıtımını ve pazarlamasını gerçekleştirmek veya kutlama ve temenni gibi içeriklerle tanınırlığını artırmak isteyen hizmet sağlayıcıları bakımından hem aracı hizmet sağlayıcıları bakımından hem de alıcılar bakımından farklı yükümlülükler getirmektedir.
• Bu yükümlülüklerin en başında ileti göndermek isteyen hizmet sağlayıcılarının 01.06.2020 tarihine kadar İYS’e kayıt olması ve daha önce aldıkları İleti onaylarını İYS’e aktarması yönündeki yükümlülük gelmektedir. Bakanlığın bu süreyi yalnızca üç (3) ay erteleme yetkisi bulunmaktadır. Bu nedenle Değişiklik Yönetmeliği’nin yayımlanmasıyla özellikle hizmet sağlayıcıları bakımından özenli ve titizlikle çalışılması gereken bir dönem başlamıştır.

Hizmet Sağlayıcıları Bakımından;

• İYS kayıt: İleti göndermek isteyen tüm gerçek ve tüzel kişiler ilk önce İYS’e kaydolacaktır.
• Kayıt işlemi İYS’nin internet sitesinde yer alan başvuru formu kullanarak gerekli bilgi ve belgelerin iletmesi ile yapılacaktır.
• İYS’ye kayıt olan tüm hizmet sağlayıcıları ayrı ayrı “İYS Numarası” adında tekil bir numaraya sahip olacaktır. Dolayısıyla, ilgili maddenin yürürlük tarihi olan 01.09.2020 tarihinden sonra İYS kaydı olmayan ve İYS numarasına haiz olmayan gerçek ve tüzel kişilerin İleti göndermesi kanuna aykırı addedilecektir.
• Alıcı onayı: Hizmet sağlayıcısının İleti göndermesinin ikinci şartı Eski Yönetmelik’te yer alan istisnaların geçerli olmadığı hallerde geçerli bir alıcı onayının olmasıdır.

(Eski Yönetmelik uyarınca alınmış olan onayların 01.06.2020 tarihine kadar hizmet sağlayıcılar tarafından İYS’ye aktarılması gerekmektedir. 01.09.2020 tarihine kadar alıcılar (tüketiciler) tarafından kontrol edilmeyen veya geri çekilmeyen onaylar geçerli onay addedilecektir.)

• Hizmet sağlayıcısı tarafından alıcı onayının daha önce olduğu üzere ispat yükümlülüğü hizmet sağlayıcıya ait olmak üzere yazılı olarak veya her türlü elektronik iletişim aracıyla alınması mümkün olacağı gibi söz konusu onayların 01.09.2020’dan sonra İYS üzerinden alınabilmesi de mümkün hale gelecektir. Ancak İYS üzerinden alınmayan onaylar da 01.09.2020 tarihinden sonra hizmet sağlayıcısı tarafından üç (3) iş günü içerisinde İYS’ye kaydedilmek zorundadır. İYS’ye kaydedilmeyen onaylar geçersiz kabul edilecektir.
• Her ne kadar tacir veya esnaf olan alıcıların elektronik iletişim adreslerine gönderilen ticari elektronik iletiler için önceden onay alınması zorunlu olmasa da söz konusu iletiler gönderilmeden önce tacir veya esnaf olan alıcıların elektronik iletişim adreslerinin hizmet sağlayıcı tarafından İYS’ye kaydedilmesi ve İYS üzerinden alıcıların reddetme hakkını kullanıp kullanmadığının kontrol edilmesi gerekecektir.
• Hizmet sağlayıcı tarafından alıcıdan onayın elektronik ortamda alınması durumunda Eski Yönetmelik’te de olduğu üzere, onayın alındığı bilgisi, reddetme imkânı da tanınmak suretiyle, alıcının elektronik iletişim adresine iletilecektir. Eski Yönetmelik ile bu iletinin aynı gün yapılması yönünde bir sorumluluk getirilirken, Değişiklik Yönetmeliği’nin ilgili maddesinin 01.09.2020 tarihinde yürürlüğe girmesi ile söz konusu ileti için süre sınırı 24 saat olarak belirlenmiştir. Ancak İYS üzerinden alınan onaylara bu hüküm uygulanmayacaktır.
• Esnaf olan hizmet sağlayıcı tarafından gönderilen ticari elektronik iletinin başlığında veya içerisinde hizmet sağlayıcının vergi numarasının da belirtilmesi yükümlülüğü getirilmiştir.
• Sesli aramalarda ise tacirler için ticaret unvanına , esnaflar için ise adı ve soyadına yer verilmesi yükümlülüğü getirilmiş olup , artık sesli aramalarda diğer iletiler için geçerli olan MERSİS numarası, T.C. ve vergi kimlik numarası verilmesine gerek olmayacaktır. Hizmet sağlayıcı, bunlara ek olarak marka veya işletme adı gibi kendisini tanıtan diğer bilgilere de yer verebilecektir.
• Yönetmeliği’nin ilgili maddesinin 01.09.2020 tarihinde yürürlüğe girmesiyle hizmet sağlayıcı kendisi tarafından sağlanan müşteri hizmetleri numarası yerine İYS tarafından sunulan müşteri hizmetleri numarasına da ticari elektronik iletide yer verebilecektir.
• 01.09.2020 tarihinden sonra alıcı tarafından hizmet sağlayıcıya çeşitli yollarla ret bildirimi gelmesi durumunda hizmet sağlayıcıya kendisine iletilen ret bildirimlerini üç (3) işgünü içerisinde İYS’ye bildirme yükümlülüğü getirilmiştir .
• Eski Yönetmelik ile bir (1) yıl olan saklama süresi Değişiklik Yönetmeliği ile üç (3) yıla çıkarılmıştır. Hizmet sağlayıcı 04.01.2020 tarihi itibariyle onay kayıtlarını, onayın geçerliliğinin sona erdiği tarihten, ticari elektronik iletilere ilişkin diğer kayıtları ise kayıt tarihinden itibaren üç (3) yıl süreyle saklama ve talep edilmesi halinde bu kayıtlar Bakanlığa sunma yükümlülüğü altındadır.

Aracı Hizmet Sağlayıcı Bakımından;

Aracı Hizmet sağlayıcı : Başkalarına ait iktisadî ve ticari faaliyetlerin yapılmasına elektronik ticaret ortamını sağlayan gerçek ve tüzel kişiler. Aracı hizmet sağlayıcılarına da bazı ilave yükümlülükler getirilmiştir. Bu yükümlülükler 01.09.2020 tarihinde yürürlüğe girecektir:

• Aracı hizmet sağlayıcı e-posta yoluyla gönderilenler hariç olmak üzere ileti gönderimine ilişkin sistemini İYS ile uyumlaştırmakla yükümlüdür.
• Aracı hizmet sağlayıcı yine e-posta yoluyla gönderilenler hariç olmak üzere İleti gönderimine başlamadan önce (i) hizmet sağlayıcısının İYS’ye kayıtlı olup olmadığını ve (ii) hizmet sağlayıcının ileti göndermek istediği alıcının İYS üzerinde onayının olup olmadığını kontrol etmek zorundadır. Eğer iki durumdan biri eksik ise aracı hizmet sağlayıcı İleti gönderimini başlatmaz.
• Aracı hizmet sağlayıcı, alıcıların abonelik hattını kapatmaları halinde İYS’ye bu durumu bildirmekle yükümlüdür.
• Hizmet sağlayıcının talimatı doğrultusunda aracı hizmet sağlayıcı tarafından İleti gönderimi yapılması ve bu İletiler bakımından bir şikâyet söz konusu olması durumunda, aracı hizmet sağlayıcı, e-posta yoluyla gönderilenler İletilere ilişkin şikayetler hariç olmak üzere alıcı şikâyet başvurularına konu olan İletilere ilişkin ilgili kurumların bilgi ve belge taleplerini İYS üzerinden on beş (15) gün içinde yanıtlar.

İlgili düzenlemenin yürürlük tarihi olan 04.01.2020 tarihi itibariyle, aracı hizmet sağlayıcı, hizmet sağlayıcı gibi, onay kayıtlarını, onayın geçerliliğinin sona erdiği tarihten, İletilere ilişkin diğer kayıtları ise kayıt tarihinden itibaren üç (3) yıl süreyle saklama ve talep edilmesi durumunda bu kayıtları Bakanlığa sunma yükümlülüğündedir.

Alıcılar Bakımından;

Bu yönetmelikle Alıcının ileti almayı reddetmesi imkanı kolaylaştırılmıştır. Yönetmeliğin ilgili maddesinin 01.09.2020 tarihinde yürürlüğe girmesiyle alıcı ret hakkını İYS üzerinden kullanabilecektir. Bunun dışında hizmet sağlayıcısı tarafından alıcıya sunulan hizmet numarası, kısa mesaj numarası veya yalnızca ret bildirime özgülenmiş erişilebilir iletişim adresi yoluyla da ret bildirimi yapılabilecektir.

Ayrıca Yönetmelik alıcıların şikâyet haklarını kullanma yolları bakımından da bazı kolaylıklar sağlamaktadır;

– E-devlet üzerinden,

– Bakanlığın internet sitesi üzerinden,

– Şikayetçinin ikametgâhının bulunduğu yerdeki il müdürlüğüne,

yapılacak yazılı başvuru ile şikâyet etme imkânı sunulmuştur. İlgili maddenin 01.09.2020 tarihinde yürürlüğe girmesi ile birlikte İYS üzerinden de şikayet başvurularını iletebilecekler.

Bu duruma ek olarak şikayet hakkının kullanılması hususunda çok önemli bir düzenleme getirilmiştir: kısa mesaj veya e-posta yoluyla gönderilmiş iletilerin şikâyet edilmesi için şikâyete konu olan iletinin görsel bir örneğinin de şikâyete eklemesi zorunluluğu vardır. Yani ilgili maddenin yürürlük tarihi olan 01.09.2020 tarihi itibariyle şikâyet başvurusunda bulunacak alıcıların şikâyet başvurularını tamamlamak için iletinin yer aldığı kısa mesaj veya e-postanın bir görselini temin etmeleri gerekecektir.

Daha detaylı bilgi ve sorularınız için: [email protected] [/vc_column_text][vc_separator color=”green”][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]

Konuya İlişkin Diğer Duyurularımız:

• 04.01.2020 – Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik Resmi Gazete’de (04.01.2020) yayımlanmıştır.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]